Förordning om finska riksarkivet (1952)
Finlands författningssamling 313/1952
På föredragning av undervisningsministern stadgas med stöd av lagarna den 20 januari 1939 om offentliga arkiv samt den 2 maj 1952 om tjänster och befattningar vid riksarkivet (18/39 ja 201/52) som följer:
Riksarkivet utgör under undervisningsministeriet ett centralt ämbetsverk för de offentliga arkiven. Dess uppgift är att övervaka och leda arkivväsendet, att med stöd av gällande bestämmelser mottaga, bevara och ordna arkivalier samt att hålla dem tillgängliga för myndigheter, forskare och andra, som behöva dem.
Vid handhavandet av arkivförvaltningen åligger det riksarkivet
1. att övervaka att författningarna om arkivväsendet efterföljas;
2. att främja arkivförvaltningens allsidiga utveckling;
3. att övervaka och leda landsarkivens verksamhet;
4. att med stöd av gällande stadganden förrätta inspektioner i statens ämbetsarkiv och giva anvisningar om vården av handlingar, som förvaras i dem;
5. att likaså inspektera kommunala arkiv och giva anvisningar om vården av dem;
6. att på begäran av myndigheter inom den evangelisk-lutherska kyrkan meddela råd om vården av kyrkliga arkiv, såsom därom är särskilt stadgat, samt att förrätta inspektioner i arkiv, som tillhöra andra religionssamfund, och giva anvisningar om vården av handlingar, som förvaras i dem;
7. att övervaka skyddandet av sådana skriftliga minnesmärken, som avses is § 13 av lagen om offentliga arkiv;
8. att beträffande statens ämbetsarkiv och kommunala arkiv samt arkiv, som tillhöra den grekisk-katolska kyrkan och inregistrerade trossamfund, lämna samtycke till utgallring av handlingar, vilka befunnits obehövliga, och åt myndigheter inom den evangelisk-lutherska kyrkan på deras begäran råd om utgallring av sådana handlingar;
9. att övervaka, att indragna statliga ämbetsverks och inrättningars arkiv överlåtas till vederbörande allmänna arkiv samt handlingar från statskommitteér och med dem jämförbara organ, vilka avslutat sin verksamhet, till riksarkivet;
10. att i mån av möjlighet meddela råd om vården av handlingar av privat natur och träffa överenskommelser om deras skötsel under överinseende av de allmänna arkiven;
11. att på sätt, som förutsättes i lag, förordna om överflyttning av ämbetsarkivs handlingar till riksarkivet eller landsarkiv eller lämna samtycke till att handlingar överföras frän kommunalt eller kyrkligt arkiv till landsarkiv; samt
12. att årligen före utgången av juni månad avgiva berättelse till undervisningsministeriet om riksarkivets tillstånd och verksamhet under föregående kalenderår.
Såsom forskningsinrättning åligger det riksarkivet
1. att ordna och förteckna arkiv och samlingar av arkivalier i riksarkivet samt uppgöra register och avfatta översikter, som underlätta användningen av dem;
2. att i avsikt att förvara och anskaffa arkivalier av enskilda, antingen som gåva eller deposition eller medels köp, samt taga avskrifter av inhemskt och utländskt källmaterial och sålunda komplettera sina samlingar, som belysa Finlands historia;
3. att i fotografisk avbildning bevara innehållet i arkivserier, som belysa Finlands historia, dels för att underlätta forskningsarbetet, dels för att säkerställa arkivmaterialet mot eventuell förstörelse;
4. att hålla handlingar, som förvaras i riksarkivet, tillgängliga för myndigheter och enskilda, som önska använda dem, dock så, att handlingar, som enligt gällande stadganden och föreskrifter äro hemliga eller för vilka nyttjanderätten är begränsad, icke utgivas åt obehöriga:
5. att publicera urkunder rörande Finlands historia samt att i tryck utgiva specialkataloger över och redogörelser för samlingarna i de allmänna arkiven och för arkivalier, som gälla Finland och förvaras på annat håll;
6. att handleda forskare i användningen av arkivalier;
7. att underhålla och komplettera sitt vetenskapliga handbibliotek och hålla det tillgängligt för forskare;
8. att i enlighet med gällande stadganden avgiva utlåtanden i heraldiska frågor; samt
9. att med stöd av material i riksarkivet till myndigheter avgiva av dem inbegärda andra utlåtanden, som förutsätta forskningsarbete.
Såsom arkivdepå åligger det riksarkivet
1. att i den mån gällande föreskrifter det påbjuda mottaga handlingar från statsrådet, ministerierna, justitiekanslersämbetet, de högsta domstolarna, de centrala ämbetsverken och med dem jämförbara inrättningar och organ samt enligt egen prövning undantagsfall även från andra myndigheten och inrättningar;
2. att sörja för att det mottagna materialet bevaras och vårdas till sittyttre skick och att i mån av möjligheter i sitt bokbinderi reparera skadade arkivalier;
3. att åt myndigheter och mot fastställd avgift åt enskilda med stöd av uppgifter i arkivalier giva intyg och utredningar samt utfärda bestyrkta avskrifter och utdrag i de fall beställaren kan lämna tillräckliga upplysningar om de behövliga handlingarna;
4. att till statens myndigheter utlåna behövliga handlingar; samt
5. att, såvitt det är möjligt, för forskares räkning låna forskningsmaterial från annat håll till riksarkivet samt på samma sätt från riksarkivet till landsarkiven och andra sådana forskningsinrättningar, som av riksarkivet godkänts för ändamålet.
Endast ledamöter av statsrådet, justitiekansler, innehavare av tjänst vid statsrådet och de högsta domstolarna, presidenter och ledamöter vid hovrätterna, landshövdingar och länsråd samt chefer, avdelningsföreståndare eller med dessa jämställda tjänstemän vid centrala ämbetsverk och med dem jämförbara ämbetsverk och inrättningar äga rätt att till sitt tjänsterum i officiella ärenden utlåna i riksarkivet förvarade handlingar. Andra myndigheter än de, som ovan avsetts, böra inbegära behövliga handlingar på beställning och genom förmedling av närmast högre myndighet, som har rätt att utlåna arkivalier. Från riksarkivet lånade handlingar få icke föras till privat bostad. Sådana äldre handlingar som ha ett betydande historiskt värde, må dock icke utan tvingande skäl utlånas från riksarkivet.
Utlåning från riksarkivet bör äga rum med anlitande av lånesedel, på vilken antecknats 1) ämbetsverket eller inrättningen, dit handlingen utlånas, 2) handlingens diarienummer eller namn, 3) ärendet, för vars handläggning handlingen utlånas, 4) utlåningsdagen samt 5) låntagarens egenhändiga namnteckning och tjänsteställning. Lånesedeln bevaras i riksarkivet som kvitto tills handlingen återställes.
Lånetiden för handlingar till ämbetsverken må vara högst ett halvt år. Behöves handling för längre tid, kan lånet förnyas, då särskilda skäl det kräva. Har utlånad handling ej inom stadgad tid återställts, må riksarkivet därom göra anmälan till vederbörande ministerium för vidare åtgärd.
Tjänsteman, som utlånat handlingar från riksarkivet, bör, då tjänsteförhållandet avbrytes, omedelbart till riksarkivet återställa alla de handlingar han lånat.
Låntagaren är ansvarig för att lånad handling återställes till riksarkivet fullständig och i oskadat skick utan tillfogade anteckningar.
Utlåning utom arkivet av handlingar i riksarkivet till privata personer är förbjuden. Ej heller riksarkivets tjänstemän ha rätt att för enskilt behov från arkivbyggnaden föra bort arkivalier, som tillhöra riksarkivets samlingar.
Böra handlingar föras från riksarkivet för fotografering, inbindning eller för andra oundgängliga behov, må riksarkivarien i varje enskilt fall besluta om de åtgärder, som krävas för att bevara handlingarna i oskadat skick.
Forskare, som anlitar riksarkivets samlingar, är skyldig att till riksarkivets bibliotek överlämna ett exemplar av varje publikation, som stöder sig på dessa forskningar.
Riksarkivarien, som har professors titel, är chef för riksarkivet. Riksarkivarien åligger i främsta rummet att leda landets arkivväsen och svara för att de uppgifter, som åligga riksarkivet, bli utförda. Han är även skyldig att övervaka, att innehavare av tjänst eller befattning vid riksarkivet eller landsarkiven omsorgsfullt utföra sitt arbete. Likaså äger han övervaka, att riksarkivets byggnad och där befintlig statsegendom väl vårdas.
Inom riksarkivet finnas trenne avdelningar, avdelningen för arkivförvaltningen, forskningsavdelningen och kansliavdelningen.
Avdelningen för arkivförvaltningen förestås av ett arkivråd, forskningsavdelningen av ett arkivråd och kansliavdelningen a avdelningsföreståndare.
Arkivarierna handhava skötseln av de sektioner, på vilka i riksarkivet förvarade arkiv och samlingar äro fördelade, och utföra inom avdelningarna de arbetsuppgifter, som föreläggas dem. Riksarkivarien förordnar, vid vilka avdelningar och sektioner arkivarierna tjänstgöra.
Kanslisten hör till kansliavdelningen. Maskinskriverskorna, bokbindarna, vaktmästarna och gårdskarlen-eldaren äro befattningshavare med grundlön, gemensamma för hela riksarkivet och underställda kansliavdelningens uppsikt.
Riksarkivet kan dessutom, inom ramen för beviljade anslag, i sin tjänst antaga arkivamanuenser och övriga innehavare av extraordinarie befattning samt tillfälliga funktionärer, om vilkas placering på avdelningarna och sektionerna riksarkivarien äger att bestämma.
På förordnande av riksarkivarien äro riksarkivets innehavare av tjänst eller befattning skyldiga att taga del även i andra arbeten inom riksarkivet än dem, som höra till deras ordinarie arbetsuppgifter.
Arkivrådet, som förestår avdelningen för arkivförvaltningen, äger ombesörja de arbeten, som enligt 2 § åligga riksarkivet.
Arkivrådet, som förestår forskningsavdelningen, äger ombesörja de arbeten, som enligt 3 § åligga riksarkivet.
Avdelningsföreståndaren, som förestår kansliavdelningen, äger ombesörja de arbeten, som enligt 4 § åligga riksarkivet, samt övervaka verksamheten vid riksarkivets expedition. Han skall ock omhänderhava skötseln och redovisningen av riksarkivets penningmedel, ifall ej riksarkivarien anför tror en annan tjänsteman denna arbetsuppgift.
Avdelningarnas föreståndare böra närmast övervaka, att deras personal utför sitt arbete omsorgsfullt och att ärenden, som höra till deras arbetsområde, utan dröjsmål handläggas.
De arkivarier, vilka tjänstgöra som sektionsföreståndare, ansvara närmast för vården av de arkivalier, som tillhöra deras sektion, och för de utredningar, som givas ur detta material. Dock kan riksarkivarien ställa någon särskild sektion eller någon särskild samling direkt under uppsikt av ett arkivråd eller avdelningsföreståndaren samt lämna vården av någon särskild samling åt annan innehavare av tjänst eller befattning än arkivarie.
Riksarkivarien äger ensam beslutanderätt i de ärenden, i vilkas behandling han tager del, med undantag av dem, som omnämnas i 15 och 16 §. Ärendena föredragas inför honom av den innehavare av tjänst eller befattning, till vars verksamhetsområde ärendet hör, eller som riksarkivarien givit i uppdrag att förbereda och föredraga detsamma. Över de viktigaste ärendena, som avgöras av riksarkivarien, föres ett kortfattat beslutsprotokoll.
Arkivråd, avdelningsföreståndare eller annan tjänsteman avgör de ärenden, som av riksarkivarien lämnats till hans avgörande.
Handläggas ärenden, som omnämnas i 2 § 8 mom. och som gälla utgallring av handlingar, vilka befunnits obehövliga, deltaga i avgörandet riksarkivarien, arkivråden och kansliavdelningens avdelningsföreståndare. Ärendet föredrages av den tjänsteman, som riksarkivarien givit i uppdrag att förbereda detta. Beslut fattas av dem, som deltaga i avgörandet, efter omröstning, och flertalets åsikt blir riksarkivets beslut. Falla rösterna lika, blir den åsikt gällande, som riksarkivarien företräder. Vid jäv eller förfall för arkivråd eller avdelningsföreståndaren deltager i avgörandet av ärendet i stället för honom den arkivarie, som av riksarkivarien utsetts därtill. Över handläggningen av sådana ärenden föres alltid protokoll.
Vid avgörande av disciplinära ärenden må samma förfarande tillämpas, som stadgas i § 15.
Handläggas i riksarkivet sådana ärenden, vilka kunna anses röra också andra myndigheters ämbetsområde eller vilka kräva särskild sakkunskap utanför arkivfacket, kan riksarkivarien med en representant för ifrågavarande område överenskomma om att denne som sakkunnig tager del i överläggningen. Över sådan överläggning föres protokoll.
Under riksarkivariens semesterledighet samt vid jäv eller förfall för honom handhavas hans åligganden av det till tjänsteåren äldre närvarande arkivrådet och vid jäv eller förfall för arkivråden av kansliavdelningens avdelningsföreståndare, för såvitt ej undervisningsministeriet på framställning av riksarkivarien annorlunda bestämmer.
För tjänster vid riksarkivet gälla följande kompetensvillkor:
1. för riksarkivarietjänst filosofie- eller politices doktors grad, för denna grad godkänd dissertation, genom sådan eller genom på arkivforskningar grundade andra publikationer ådagalagd god kännedom om Finlands historia, grundlig kännedom om arkivväsendet, god erfarenhet i arkivvård samt administrativ förmåga;
2. till arkivråds- och avdelningsföreståndartjänster filosofie- eller politices doktors grad, för denna grad godkänd dissertation, genom sådan eller genom på arkivforskningar grundade andra publikationer ådagalagd kännedom om Finlands historia och arkivexamen samt inalles minst två års tjänstgöring vid riksarkivet och något landsarkiv, varav åtminstone ett år vid riksarkivet;
3. till arkivarietjänst filosofie- eller politices kandidatexamen med högsta vitsord enligt fordringarna för denna examen antingen i Finlands historia eller finsk och skandinavisk historia eller annat sådant läroämne, vari Finlands historia ingår såsom en integrerande del, samt arkivexamen och inalles två års tjänstgöring vid riksarkivet och något landsarkiv eller något därmed jämförbart arkiv, varav minst ett år vid riksarkivet; samt
4. till kanslisttjänst studentexamen samt kännedom om kansli- och bokföringsarbeten.
För arkivamanuensbefattning äro kompetensvillkoren filosofie- eller politices kandidatexamen med högsta vitsord enligt fordringarna för denna examen antingen i Finlands historia eller finsk och skandinavisk historia eller annat sådant läroämne, vari Finlands historia ingår som en integrerande del.
Grunderna för ovan i § 19 förutsatt arkivexamen stadfästas av riksarkivarien, inför vilken även arkivexamen avlägges.
Republikens president utnämner riksarkivarie på förslag av statsrådet.
Republikens president utnämner arkivråd och avdelningsföreståndare, sedan tjänsten anslagits ledig att sökas under trettio dagar och förslag till tjänstens besättande uppgjorts av riksarkivet.
Riksarkivarien utnämner arkivarie och kanslist, sedan tjänsten anslagits ledig att sökas under trettio dagar.
Riksarkivarien utnämner innehavare av fasta befattningar samt antager i tjänst arkivamanuenser och övriga innehavare av extraordinarie befattningar och tillfälliga funktionärer.
Avsked från tjänst eller befattning beviljas av den myndighet, som besatt tjänsten eller befattningen.
Tjänstledighet beviljas och vikarie förordnas för riksarkivarien av statsrådet, dock för kortare tid än en månad av undervisningsministeriet, för arkivråden och avdelningsföreståndaren av undervisningsministeriet och för andra innehavare av tjänst av riksarkivarien. När tjänst är ledig, förordnar motsvarande myndighet vikarie.
Ändring får icke sökas i riksarkivariens beslut, som gäller utnämning till tjänst eller fast befattning, antagande i extraordinarie tjänst eller entledigande av befattningshavare.
Åtal för tjänstefel mot riksarkivarie, arkivråd och avdelningsföreståndare handläggas och avgöras av Helsingfors hovrätt. Tjänstefel, som begåtts av annan innehavare av tjänst eller befattning, handläggas och avgöras av vederbörande underrätt.
Har innehavare av tjänst eller befattning vid riksarkivet eller landsarkiv gjort sig skyldig till felaktigt förfarande eller försumlighet eller uppträtt olämpligt, utan att hans förfarande eller försumlighet är av den art, att han på grund därav bör åtalas inför domstol eller mot honom bör inledas disciplinärt förfarande, som avser hans avsättning, må riksarkivet tilldela den skyldige varning eller undervisningsministeriet på framställning av riksarkivet förordna, att han för en tid av högst sex månader bör avhållas från tjänsteutövning och under samma tid gå förlustig sina löneförmåner antingen helt och hållet eller delvis.
Om avsättning genom disciplinärt förfarande och om innehavares av tjänst eller befattning avhållande från tjänsteutövning, då mot honom inletts disciplinärt förfarande, som avser skiljande från tjänsten, eller då han står under åtal för brott eller såsom misstänkt för sådant är under rannsakning, är särskilt stadgat.
Undervisningsministeriet fastställer vid behov på framställning av riksarkivet närmare bestämmelser för riksarkivets verksamhet.
Då denna förordning träder i kraft, överföras av nuvarande tjänsteinnehavarna de till tjänsteåren två äldsta arkivarierna arkivrädstjänsterna, den tredje arkivarien till avdelningsföreståndartjänsten, de äldre och yngre amanuenserna till arkivarietjänsterna och de extraordinarie amanuenserna till arkivamanuenstjänsterna, och äger envar sköta de uppgifter, som tilldelas honom av riksarkivarien.
Denna förordning träder i kraft den 1 oktober 1952, och genom densamma upphäves instruktionen för Finlands Statsarkiv av den 8 november 1918.
Nådendal den 8 augusti 1952.