Hans Kejserliga Majestäts Nådiga Instruktion för Finlands Statsarkiv (1892)
Wi ALEXANDER den Tredje, med Guds Nåde, Kejsare och Sjelfherrskare öfver hela Ryssland, Tsar af Polen, Storfurste till Finland, etc., etc., etc. Göre veterligt: att Wi funnit godt härigenom i nåder fastställa följande instruktion för Finlands Statsarkiv.
Finlands Statsarkiv, som enligt nådiga förordningen den 9 Augusti 1888 är hänfördt under Kansli Expeditionens i Senatens Ekonomie Departement inseende, eger att förvara, vårda, ordna och förteckna samt vederbörande tillhandahålla sådana historiska, politiska, judiciela och administrativa handlingar äfvensom räkenskaper, hvilka med hänsyn till landets förvaltning eller historia innehafva ett bestående värde. Det åligger jemväl Statsarkivet att, såvidt förhållandena medgifva, i tryck utgifva specialförteckningar öfver arkivets innehåll äfvensom samlingar af der förvarade vigtigare historiska urkunder.
Statsarkivet utgöres af två särskilda afdelningar, den äldre eller historiska och den yngre eller administrativa; och utgör året 1809 gräns emellan desamma.
Beträffande de vid Statsarkivet anstälde tjenstemän och betjente, deras benämning, aflöning och öfriga förmåner är stadgadt uti nådiga kungörelser af den 8 April 1880 och den 24 September 1891.
Vaktmästaren och eldaren antagas och afskedas af statsarkivarien.
Statsarkivarien är ansvarig för arkivets, dess byggnaders och inventariers omsorgsfulla vård och underhåll äfvensom för att göromålen vid arkivet utan afbrott fortgå. I sådant afseende åligger det honom bland annat:
att leda och emellan tjenstemännen fördela de med afseende å arkivets ändamål nödiga arbeten samt vaka öfver deras behöriga verkställande äfvensom öfrigt vidtaga de åtgärder, som arkivets vård och ordningens upprätthållande inom detsamma påkalla;
att hålla hand deröfver att handlingar, hvilka böra hållas hemliga, icke blifva tillgängliga för obehöriga och att afskrifter af slika handlingar ej må tagas;
att söka såvidt möjligt öka och komplettera arkivets samlingar;
att, i händelse något embetsverk eller annan statsinstitution upplöses, draga försorg derom att dess handlingar, såvidt de äro af bestående värde, till Statsarkivet öfverflyttas, derest icke Senaten i saken annorlunda förordnat;
att väl vårda, förteckna och, såvidt för ändamålet anslagna medel tillåta, föröka Statsarkivets bibliotek;
att ombesörja utgifvandet i tryck af de i § 1 berörda publikationer;
att tillse det arkivbyggnadens tak under den kalla årstiden ständigt hålles fritt från snö och is, att å byggnaden uppstående mindre skador, hvilka fordra ett skyndsamt afhjelpande, omedelbart varda i behörig ordning reparerade och att nödig försigtighet vid arkivbyggnadens eldning iakttages; äfvensom
att öfver de till Statsarkivets förfogande stälda årsanslag inom Januari månads utgång afgifva redovisning för det föregående året till Kansli Expeditionen.
Stadsarkivarien är berättigad att i förekommande fall meddela tjenstemännen vid arkivet tjenstledighet under en tid af högst två veckor, dock icke samtidigt åt flere än en.
Förste aktuarien, som förestår arkivets äldre afdelning, och andre aktuarien, som omhänderhar den nyare afdelningen, skola hvardera vid sin afdelning ansvara för att dithörande handlingar väl förvaras och hållas i god ordning. De äro skyldige att, på statsarkivariens anmodan, jemväl deltaga i arbetet å annan afdelning än den de förestå.
Det är Statsarkivets tjenstemän förbjudet att för egen eller andras räkning samla originala urkunder, autografer och sigill.
Tjenstemännen vid Statsarkivet äro skyldige att enhvar beredvilligt tillhandagå allmänheten med de upplysningar, som från arkivet kunna vinnas, samt att under de vilkor denna instruktion i öfrigt innehåller till begagnande i arkivet framlemna äskad handling. Men önskar någon för enskildt behof tjenstemans biträde till anställande af sådana efterforskningar och utredningar, som taga längre tid och arbete i anspråk, må vederbörande tjensteman härför betinga sig skälig godtgörelse.
Statsarkivet hålles öppet hvarje helgfri dag från klockan 10 före middagen till klockan 3 efter middagen, under hvilka tider den för forskare afsedda läsesalen aldrig får vara i saknad af en arkivtjensteman för öfvervakande af der befintliga samlingar.
Betjeningen må icke, vid ansvar af tjenstens förlust, på andra tider än då arkivet hålles för allmänheten tillgängligt, dit insläppa obehörig person. Det är betjeningen strängt förbjudet att emottaga gratifikationer af dem, som besöka arkivet.
Handlingar, som öfverlemnas till förvarande i Statsarkivet, skola vara ordnade samt antingen inbundna i starka band eller inslagna i pappkartonger, hvartill för vinnande af likformighet modell tillhandahålles i Statsarkivet; och bör reversal i två exemplar medfölja, af hvilka det ena qvarstannar i arkivet och det andra, med åtecknadt qvitto öfver emottagandet, till inlemnaren återställes.
Innan akt i afgjordt ärende öfverlemnas till vederbörande registrator i Senaten för att af honom vidare befordras till Statsarkivet, bör densamma noga genomses till förekommande af att andra handlingar medfölja. Det åligger jemväl arkivtjensteman att vid sådan akts emottagande underkasta densamma enahanda granskning.
Utlemnande af arkivalier till privata personer eller för enskildt behof är icke tillåtet; och må ej heller Statsarkivets tjenstemän från arkivet bortföra handlingar. Deremot ega Senatens ledamöter, föredragande och registratorer samt cheferne för i hufvudstaden förlagda embetsverk och styrelser att omedelbart från Statsarkivet utfå för ärendens behandling behöfliga arkivalier från tiden efter år 1809. Till andra offentliga verk, styrelser och myndigheter må utlåning ske på reqvisition af den Expedition i Senaten, under hvilken respektive verk, styrelser och myndigheter äro hänförda.
För låntagna arkivaliers skyddande under deras fortskaffning till och från arkivet skall tillses att portfölj eller vattentätt tyg begagnas.
Hvarje låntagning från Statsarkivet sker medelst reqvisitionssedel, som upptager;
1:o det embetsverk eller den styrelse, dit akten eller handlingen utlemnas;
2:o aktens diariinummer eller handlingens (räkenskapens) titel;
3:o uppgift (diariinummer om sådan finnes) å det ärende, för hvars beredning akten eller handlingen erfordras;
4:o dagen då utlåningen eger rum; och
5:o låntagarens egenhändigt tecknade namn och titel.
Sådan reqvisitionssedel förvaras i arkivet såsom qvitto intill dess handlingen återstälts.
Då akt eller handling utlånas skall å densamma eller det dervid fogade omslag på ett lätt i ögonen fallande ställe anbringas med en för ändamålet anskaffad stämpel i färgtryck „Tillhör Finlands Statsarkiv. Suomen Valtioarkiston oma“, hvarjemte akten eller handlingen bör af vederbörande arkivtjensteman antecknas i en härför afsedd utlåningsbok, som i skilda kolumner upptager:
1:o utlåningsdagen;
2:o aktens diariinummer eller handlingens (räkenskapens) titel;
3:o embetsverket eller styrelsen dit akten eller handlingen utlemnas
4:o låntagarens namn
5:o uppgift (diariinummer) å det ärende, för hvars beredning utlåningel sker; och
6:o tiden, då akten eller handlingen blifvit till Statsarkivet återstäld.
Från Statsarkivet låntagen handling må icke innehafvas längre tid än ett år, räknadt från utlåningsdagen. Fortfar behofvet af samma handling utöfver denna tid skall af låntagaren förnyad anhållan i ämnet hos Statsarkivet göras, hvarvid handlingen tillika bör der upptes. Återställes sådan handling icke inom den faststälda tiden, eger statsarkivarien att om förhållandet hos Kansli Expeditionen anmäla.
Förflyttas genom vunnen befordran tjensteman till annat embetsverk eller erhåller han från innehafvande befattning afsked skola samtliga handlingar, som af honom från Statsarkivet låntagits och ännu innehafvas, till arkivet återställas. Aflider tjensteman, ankommer det å det embetsverk, han tillhört, att draga omedelbar försorg om återlemnande af de handlingar, han tilläfventyrs från Statsarkivet omhänderhaft.
Önskar enskild person i Statsarkivet afskrifva eller annorledes taga kännedom om der befintlig handling, är sådant honom tillåtet, utom beträffande till Senaten inkomna samt derifrån utgångna bref, Senatens protokoll och Generalguvernörsembetets samt Statssekretariatets handlingar, hvilkas delgifvande åt andra än dem, som i och för tjensten hafva dermed att skaffa, skall vara beroende på pröfning af chefen för Kansli Expeditionen.
Hemliga handlingar skola i särskildt förvar af statsarkivarien ensam omhänderhafvas. Deremot äro af enskild person till Statsarkivet öfverlåtna handlingar endast underkastade de bestämningar, som donator vid desammas öfverlemnande faststält.
Afskrifter, bevis och utdrag, som af Statsarkivet utgifvas och bestyrkas, skola affattas å stämpladt papper af föreskrifven valör samt af vederbörande arkivtjensteman åtecknas stadgade afgifter, hvarefter sådana handlingar öfversändas till Kansli Expeditionen i afseende å afgifternas annotering och handlingarnas tillhandahållande genom brefregistratorn i Senatens Ekonomie Departement åt vederbörande.
Dyrbara urkunder må endast åt kände vetenskapsidkare till begagnande framlemnas. Handlingar, som föreläggas främmande personer, skola derförinnan af vederbörande tjensteman noga genomses samt, om de icke äro förtecknade och deras beskaffenhet sådant påkallar, folieras och räknas; och bör vid återlemnandet samlingens fullständighet kontrolleras.
För öfrigt antecknas uti en särskild bok hvarje dag namnen å de forskare, som derunder besökt arkivet, samt de handlingar, hvilka af dem begagnats.
Statsarkivets bibliotek, som omfattar alla vigtigare arbeten i nordens och särskildt Finlands historia, vårdas af den tjensteman statsarkivarien dertill utser. Utlåning derifrån må blott undantagsvis och med statsarkivariens begifvande ifrågakomma.
Penningemedel, som inflyta genom försäljning af Statsarkivets publikationer, användas till bibliotekets förkofran och redovisas för desamma af bibliotekarien inför statsarkivarien, hvilken derefter årligen inom Januari månad till Kansli Expeditionen insänder redovisningen.
Hvarje år skall en del af arkivet såväl till arkivalier som hyllor och skåp grundligt rengöras, så att arkivet inom en tidrymd af förslagsvis fem år må hafva undergått fullständig rengöring.
Ljus får i Statsarkivet icke upptändas och begagnas annat än vid försegling af bref och andra försändelser m. m. Tobaksrökning i arkivet är förbjuden.
Uppstår eldsvåda inom den stadsdel, hvari Statsarkivet är beläget, åligger det dess tjenstemän att genast infinna sig i arkivet för att med betjeningens biträde vidtaga de åtgärder omständigheterna kunna påkalla.
Det alle, som vederbör, till underdånig efterrättelse länder. Helsingfors, den 31 Mars 1892.