Regeringens proposition till Riksdagen med förslag till arkivlag (1980)

1980 rd. nr 72

Regeringens proposition till Riksdagen med förslag till arkivlag.

PROPOSITIONENS HUVUDSAKLIGA INNEHÅLL.

Den gällande lagen om offentliga arkiv har stiftats år 1939. Efter lagens stiftande har inom den offentliga förvaltningen, den vetenskapliga forskningen och informationsproduktionen skett en intensiv utveckling, som påverkar arkivväsendet och arkivens verksamhetsformer. Syftet med regeringens proposition är att bringa arkivlagstiftningen att motsvara de förändrade förhållandena och anspråken.

Den föreslagna arkivlagen och den arkivförordning som kommer att ges med stöd av lagen skulle innehålla stadganden både om åtgärder beträffande arkivvården i ämbetsverk och inrättningar och om de myndigheter som leder och övervakar arkivväsendet. I lagförslaget har dessutom intagits stadganden om inlösen av privat arkiv eller handling eller kopiering av sådan handling för riksarkivets räkning.

Arkivlagen skulle tillämpas på statens och de kommunala och kommunalförbundens ämbetsverkens och inrättningarnas arkiv samt på arkiven för sådana samfund och stiftelser, vilka sköter någon offentlig uppgift och hos vilka allmänna handlingar därför samlas. Statsrådet kunde bestämma att lagen skall tillämpas även på arkiv som tillhör privat samfund eller anstalt som åtnjuter statsbidrag.

Liksom hittills skulle riksarkivet och landsarkiven samt dessutom vissa centralarkiv för särskilda förvaltningsområden utgöra de arkivmyndigheter som leder arkivväsendet. Detta borde överallt skötas så, att arkiven såsom informationskällor kan ge effektiv service åt arkivbildaren själv, åt andra myndigheter och åt privatpersoner samt så, att de kan gagna forskningen. Det föreslås att arkivväsendet skall utvecklas så, att det skulle bli möjligt att på ett effektivt sätt begränsa antalet handlingar som varaktigt skall bevaras. Handlingar skulle dock inte få utgallras utan tillstånd. Frågan om utgallring av handlingar skulle avgöras av riksarkivet.

Reformen är avsedd att träda i kraft två år efter det lagen antagits.

_______________

ALLMÄN MOTIVERING.

1. Propositionens samhälleliga betydelse.

1.1. Mål och medel.

Handlingar avfattas och upprättas i syfte att överföra och bevara kunskap som har samband med offentlig eller privat verksamhet. Sedan handlingarna fyllt sin aktuella uppgift kan de ännu vara av administrativ eller juridisk betydelse, de kan belysa landets historiska utveckling eller eljest vara av vikt med tanke på forskningen och de kulturella strävandena. Till de allmänna arkivens uppgifter hör enligt gällande lagstiftning att förvara dylika handlingar och att hålla dem tillgängliga för dem som har behov av dem.

Det har numera blivit arkivväsendets viktigaste uppgift att behärska den massiva mängd av handlingar som samlas hos myndigheterna så, att det överflödiga och sekundära stoffet i arkiven på ett effektivt sätt avskiljs och utgallras i ett så tidigt skede som möjligt. Reformförslaget syftar till att minska andelen av de handlingar som varaktigt bör bevaras till 15-20 % av den totala mängden handlingar.

De allmänna arkiven är, på grund av anhopningen av handlingar, inte i stånd att sköta sin främsta kulturuppgift, om ämbetsverken och inrättningarna inte målmedvetet svarar för den del av det arbete som går ut på att ordna och gallra arkiven. Om mängder av handlingar av sekundär betydelse bevaras, äventyras tillgången till viktiga uppgifter och mångfaldigas kostnaderna för arkiven.

2. Nuvarande läge och ärendets beredning.

2.1. Nuvarande läge.

2.1.1. Lagstiftning.

Angående myndigheters arkiv och handlingar stadgas i första hand i lagen om offentliga arkiv (18/39) och förordningen angående verkställighet och tillämpning av sagda lag (85/39) samt i förordningarna om riksarkivet och om landsarkiv (313/52 och 619/70). Stadganden om den evangelisk-lutherska kyrkans arkiv ingår i kyrkolagen (635/64). Om statsbidrag för arkiv av privat karaktär har givits en särskild lag (998/74).

Ämbetsarkiven bör bevara sina handlingar tills de antingen kan utgallras med tillstånd av riksarkivet eller överföras till riksarkivet, till ett landsarkiv eller till krigsarkivet. Även kommunala arkiv bör vårdas enligt riksarkivets anvisningar, och handlingar som befunnits obehövliga får inte heller i dem utgallras utan riksarkivets medgivande. Varje offentligt arkiv bör dessutom ha en ansvarig föreståndare.

I lagen om allmänna handlingars offentlighet (83/51) stadgas om myndigheters skyldighet att hålla handlingar tillgängliga eller lämna uppgifter ur dem.

2.1.2. Praxis och skälen till reformen.

Syftet med gällande lag var i första hand att säkerställa att handlingar bevaras. För närvarande producerar den offentliga förvaltningen dock redan under ett års tid 40 hyllkilometer handlingar, av vilka omkring hälften kommer i ett ständ inom statsförvaltningen. Myndigheternas arkiv omfattar sammanlagt nästan 800 hyllkilometer, varav de allmänna arkivens och krigsarkivets andel är endast 82 hyllkilometer.

Den kraftiga ökningen av arkivens omfattning har blivit föremål bl.a. för statsrevisorernas uppmärksamhet, och dessa har föreslagit åtgärder för att begränsa denna ökning.

I anslutning till det ökade antalet handlingar har även användningen av dem ökat och blivit mera mångsidig. Å andra sidan har det tillkommit allt flera handlingar av endast kortvarig betydelse. Ämbetsverken och riksarkivet har också i samverkan försökt främja en gallring av arkiven genom att utarbeta ett stort antal statsråds- och ministeriebeslut om utgallring av handlingar.

Man har dock kunnat konstatera att de medel och resurser som står till de allmänna arkivens förfogande inte förslår för att styra och övervaka alla de i det närmaste 3 000 arkivbildande myndigheterna så, att redan givna tillstånd till utgallring skulle utnyttjas fullt effektivt.

2.2. Beredningsskeden och -material.

2.2.1. Beredningsorgan.

Undervisningsministeriet tillsatte den 2 oktober 1974 en kommission, som fick till uppgift att utreda de offentliga arkivens ställning och målen för deras verksamhet, med beaktande av de förändringar som skett i fråga om förvaltningen, forskningen och informationen samt i fråga om den utveckling som kan väntas, att framlägga förslag till en lagstiftning som stämmer överens med de nämnda målen samt att beräkna kostnaderna för uppnående av dessa mål.

Arkivkommissionen avgav sitt betänkande den 15 december 1977 (kommittébetänkande 1977: 65). Kommissionens förslag till stadganden syftade till en sådan arbetsfördelning mellan arkivmyndigheterna, ämbetsverken och inrättningarna, att arkiven på ett effektivt sätt skulle kunna fungera som informationskällor för förvaltningen och forskningen, samtidigt som utgallringen av handlingar med sekundär betydelse skulle effektiviseras.

I en av undervisningsministeriet tillsatt arbetsgrupp har de förslag till stadganden som uppgjorts av kommissionen bearbetats på basis av de utlåtanden som avgivits om dessa förslag.

2.2.2. Avgivare av utlåtanden.

Utlåtanden om arkivkommissionens betänkande avgavs av republikens presidents kansli, styrelsen för riksdagsbiblioteket, Finlands Bank, folkpensionsanstalten, Oy Yleisradio Ab, statsrådets kansli, ministeriet för utrikesärendena, justitieministeriet, ministeriet för inrikesärendena samt dess läns-, kommunal- och bostadsförvaltningsavdelningar, planläggnings- och byggnadsavdelning och polisavdelning, befolkningsregistercentralen, bostadsstyrelsen, försvarsministeriet, finansministeriet, Postbanken, undervisningsministeriets konstavdelning, kyrkostyrelsen, Finlands ortodoxa kyrkostyrelse, statens studiestödscentral, yrkesutbildningsstyrelsen, Finlands Akademi, riksarkivet samt Åbo, Tavastehus, St Michels, Joensuu, Vasa, Jyväskylä och Uleåborgs landsarkiv, museiverket, rådet för vetenskaplig information, jord- och skogsbruksministeriet, jordbruksstyrelsen, forststyrelsen, lantmäteristyrelsen, vattenstyrelsen, lantbrukets forskningscentral, skogsforskningsinstitutet, trafikministeriet, social- och hälsovårdsministeriet, arbetskraftsministeriet, länsstyrelserna i Nylands, Åbo och Björneborgs, Tavastehus, Kymmene, St Michels, Kuopio, Norra Karelens, Vasa, Mellersta Finlands, Uleåborgs och Lapplands län och dessa länsstyrelsers polis- samt planläggnings- och byggnadsbyråer, Finlands svenska kommunförbund, Finlands filmarkiv r.f., Finska Historiska Samfundet, Finlands Stadsförbund, Suomen Kunnallisliitto och Suomen äänitearkisto ry.

Förslagen i betänkandet betraktades i allmänhet som ändamålsenliga och det ansågs att de skulle förbättra arkivvårdens nivå i ämbetsverken. I vissa utlåtanden framfördes en önskan att inskränka lagens tillämpningsområde. De föreslagna anmälningsskyldigheterna ansågs likaså vara tunga med hänsyn till administrationen. Riksarkivet och landsarkiven ställde sig avvisande till den föreslagna möjligheten att grunda särskilda centralarkiv för förvaltningsområden inom vilka sådana arkiv hittills inte har funnits.

3. Propositionens organisatoriska verkningar.

3.1. Organisatoriska förändringar samt personal- och arbetskraftspolitiska verkningar.

Den föreslagna arkivmyndighetsorganisationen skulle i huvudsak förbli oförändrad. Landsarkivens ställning som arkivmyndighet skulle nu bli klart definierad. Grundandet av två, i praktiken redan existerande, centralarkiv för vissa förvaltningsområden skulle även innebära en förändring. De arkivadministrativa uppgifterna skulle ytterligare decentraliseras genom den skyldighet att sköta arkivväsendet som skulle stadgas för kommunstyrelsen.

En med förslaget överensstämmande effektivisering av arkivvården och gallring av arkiven förutsätter för riksarkivets och landsarkivens del att styrningen och övervakningen av myndigheterna ökas och att den personal som sköter dessa uppgifter ökas.

För ämbetsverkens och inrättningarnas del innebär förslaget att arkivvården effektiviseras och att personalens utbildningsnivå med avseende på arkivvården höjs. Förslaget skulle inte påverka arbetsfördelningen mellan staten och kommunerna eller medföra nya skyldigheter för kommunerna.

3.2. Utrymmesbehov.

Ett av lagförslagets huvudsyften är att begränsa arkivens tillväxt. Därigenom är det också möjligt att begränsa behovet av ökade arkivutrymmen för ämbetsverk och inrättningar. Oberoende av lagförslaget har man i de allmänna arkiven, särskilt i landsarkiven, behov av nya utrymmen. Om de föreslagna åtgärderna för utvecklande av arkivvården inte förverkligas, kommer behovet av nytt förvaringsutrymme att öka ännu mera.

4. Propositionens ekonomiska verkningar.

4.1. Totalekonomiska verkningar.

Statens och den kommunala förvaltningens totalutgifter för arkiven var år 1978 110 milj. mk. Förvaringskostnaderna för en årgång handlingar uppgår till ca 2 milj. mk per år. Genom lagförslaget, som syftar till att effektivera gallringen av arkiven, strävar man till väsentliga inbesparingar i fråga om dessa kostnader.

4.2. Statsekonomiska verkningar.

Inom statsförvaltningen uppgick kostnaderna för arkivväsendet år 1977 för de allmänna arkivens del till 7,6 milj. mk och för övriga myndigheters del till ca 50 milj. mk. Om de föreslagna åtgärderna genomförs, förutsätter detta dock personalökningar både vid riksarkivet och vid landsarkiven. Arkivkommissionen föreslår inrättandet av sammanlagt ca 30 nya tjänster eller befattningar vid riksarkivet och landsarkiven. Genom inrättandet av dessa befattningar kunde betydande inbesparingar åstadkommas i fråga om arkivens förvaltningskostnader.

4.3. Kommunalekonomiska verkningar.

De kostnader arkivvården för närvarande medför för kommunalförvaltningen är av samma storleksordning som inom statsförvaltningen. Lagförslaget skulle inte för kommunalförvaltningens del medföra något behov av utgiftsökningar. En effektivare begränsning av arkiven skulle däremot innebära betydande inbesparingar.

DETALJERAD MOTIVERING.

1.1. Motivering till lagen.

Arkivlagen skulle innehålla stadganden om åtgärder beträffande arkivvården, om arkivväsendet och om de myndigheter som sköter arkivväsendet. Lagen innehåller dessutom stadganden om inlösen av enskild handling och om kopiering av sådan handling för riksarkivets räkning. Lagen skulle således innehålla stadganden om både förfarandet och organisatoriska frågor.

1 kap. Allmänna stadganden.

1 §. Arkivlagen borde tillämpas inom stats- och kommunalförvaltningen samt inom samfund och stiftelser av offentligrättslig karaktär. Handlingar som tillhör privatpersoner skulle beröras av lagen i huvudsak endast på grund av de befogenheter att inlösa och kopiera historiskt betydelsefulla enskilda handlingar som lagen medger. Enligt 1 mom. skulle arkivlagen i första hand avse statens samt kommunernas och kommunalförbundens ämbetsverk och inrättningar.

Stadgandena i arkivlagens 3 och 4 kap., i vilka myndigheterna och deras befogenheter definieras, och stadgandet i 7 § om utgallring av handlingar behöver inte utsträckas till att gälla riksdagens, riksdagsbibliotekets, riksdagens justitieombudsmans, statsrevisorernas och Nordiska rådets Finlands delegations arkiv, inte heller republikens presidents arkiv, med undantag för presidentens kanslis arkiv, vilket kan anses vara ett sedvanligt ämbetsarkiv. Därför föreslås att endast de stadganden som gäller arkivvården skulle tillämpas på dessa arkiv.

2 §. Vissa förvaltningsuppgifter hör till den s.k. indirekta statsförvaltningen. De förvaltningsorgan som handhar denna skiljer sig från varandra med hänsyn till sin organisationsform och sina uppgifter. Till dem hör bl.a. Finlands Bank, folkpensionsanstalten, skogsnämnderna, flottningsföreningarna, ägofredsföreningarna, renskötselföreningarna, renbeteslagen, fiskvårdssammanslutningarna och jaktvårdsföreningarna. Även sådana samfund som Penningautomatföreningen, Finlands Advokatförbund och Elinspektionscentralen samt handelskammarinstitutionen sköter delvis offentliga uppgifter. Offentliga uppgifter som hänför sig till kommunerna sköts av huvudstadsregionens samarbetsdelegation, kommunala avtalsdelegationen och kommunala pensionsanstalten.

Gemensamt för den indirekta statsförvaltningen är i allmänhet att uppgifterna bygger på lagstiftning eller att de har anförtrotts ifrågavarande organ på basis av ett lagstiftningsingående bemyndigande. Denna befogenhet, som bygger på en viljeyttring från statsmaktens sida, har även legat till grund för definitionen i 1 mom. av de samfund och stiftelser som är direkt underställda arkivlagen. En definition av samma slag ingår i 3 kap. 2 § 1 mom. skadeståndslagen (412/74). I fråga om samfund och stiftelser som bedriver verksamhet av både offentligrättslig och privat natur skulle arkivlagen tillämpas endast på arkiv som uppkommit genom verksamhet av det förstnämnda slaget. Lagen skulle likväl inte enligt 3 mom. tillämpas på Finlands Bank, folkpensionsanstalten eller Postbanken, ehuru deras verksamhet bygger på lagstiftning.

Beviljandet av statsbidrag bygger ofta på det faktum att mottagaren av bidraget handhar uppgifter som i mera vidsträckt mening kan anses höra till den offentliga förvaltningen. Det är i detta fall konsekvent att arkivlagstiftningen tillämpas på mottagaren av statsbidrag. I 2 mom. föreslås därför att det genom statsrådets beslut kan bestämmas att arkivlagen skall tillämpas på privat samfund eller anstalt som åtnjuter statsbidrag. Ett sådant förfarande gör det möjligt att i enskilda fall överväga, när det är motiverat att tillämpa arkivlagens stadganden på mottagare av statsbidrag.

På grund av Finlands Banks och folkpensionsanstaltens statsförvaltningsrättsliga ställning skulle lagen inte gälla dem, utan de bestämmelser som berör deras arkivväsen skulle fastställas av deras egna förvaltningsorgan. Båda anstalterna har dock i sina utlåtanden om arkivkommissionens betänkande konstaterat att arkivväsendet hos dem kommer att skötas i enlighet med arkivlagens principer och i samarbete med riksarkivet.

Av orsaker, som närmast har samband med banksekretessen skulle även Postbanken stå utanför lagens tillämpningsområde, ehuru dess verksamhet bygger på lagstiftning.

Enligt 1 mom. är ortodoxa kyrkosamfundet samt de registrerade religiösa samfund, som är offentligrättsliga sammanslutningar, underställda arkivlagstiftningen. Däremot stadgas i kyrkolagen (635/64) om den evangelisk-lutherska kyrkans arkiv. Dessa arkiv berörs därför inte av arkivlagstiftningen.

3 §. I 1 mom. ingår ett klarläggande stadgande om att arkivlagens stadganden om inlösen och kopiering tillämpas på privata arkiv. Momentet innehåller dessutom en hänvisning till lagen om statsbidrag för arkiv av privat karaktär (998/74).

En av de centrala uppgifterna inom arkivväsendet är att hålla handlingar tillgängliga för dem som har behov av dem. Härvid syftar arkivväsendet till att trygga å ena sidan förverkligandet av offentlighetsprincipen i fråga om myndigheternas verksamhet och å andra sidan forskningens möjligheter. Arkivlagen skulle dock inte innehålla stadganden om vad offentligheten innebär, utan i lagen skulle endast hänvisas till gällande lagstiftning om handlingars offentlighet och de bestämmelser som eventuellt utfärdats med stöd därav. Lagen om allmänna handlingars offentlighet gavs år 1951 (83/51), och en revidering av den är för närvarande aktuell inom justitieministeriet. En hänvisning till lagstiftningen om handlingars offentlighet skulle ingå i 2 mom.

4 §. Stadgandena i denna paragraf innehåller erforderliga definitioner. Begreppet arkiv har flera betydelser. Med arkiv avses i första hand ett bestånd av handlingar, för det andra en förvaringsplats för handlingar och för det tredje en administrativ enhet som sköter arkivväsendet. De många betydelserna leder inte i praktiken till förväxlingar, emedan begreppets innebörd framgår av det sammanhang där det används. Det är därför inte heller skäl att införa en definition av begreppet arkiv i lagen. Däremot är det, med tanke på inriktningen av de åtgärder som gäller arkivvården, nödvändigt att ange vad som hör till ett arkiv.

Enligt lagförslaget skulle ett arkiv omfatta de handlingar, som har anlänt till ett ämbetsverk eller ett samfund eller en inrättning, anstalt eller stiftelse, som avses i lagen, på grund av ifrågavarande enhets uppgifter, eller som har uppkommit till följd av dess verksamhet. Definitionen av de handlingar som hör till ett arkiv är således förhållandevis tänjbar; ett arkiv omfattar även handlingar som är placerade på annat håll än i egentliga arkivutrymmen. Avgörande är endast att de på grund av vederbörande organs uppgifter har anlänt till detta eller att de uppkommit till följd av dess verksamhet. Huvuddelen av handlingarna skulle finnas i ämbetsarkiv, som är den egentliga förvaringsplatsen för handlingar. En handling hör till ett arkiv även då någon hos arkivbildaren anställd person förfogar över den för fullgörande av en uppgift som har ålagts honom. I princip hör en handling till arkivet även då arkivbildaren, i strid mot sin önskan, inte längre förfogar över den, t.ex. på grund av att någon har tillgripit handlingen eller emedan den har förkommit.

En handling hör till arkivet omedelbart efter det att den upprättats eller inkommit till arkivbildaren. Handlingar hör alltid till någon bestämd arkivbildares arkiv. De kan överföras från ett arkiv till ett annat endast genom ett sakligt överlåtelseförfarande.

Enligt 1 mom. skulle med arkivbildare avses den verksamhetsenhet, där ett av andra verksamhetsenheter oberoende arkivkomplex bildas. En sådan arkivbildare kan vara en enda myndighet, t.ex. en länsman, men ett ämbetsverk kan också omfatta flera arkivbildare, t.ex. en avdelning vid ämbetsverket. En definition av vad som avses med arkivbildare är nödvändig av den orsaken, att det i hög grad skulle åligga just arkivbildaren att handha arkivväsendet. Författningar som ges med stöd av arkivlagen skulle innehålla närmare stadganden om arkivbildarna.

Med handling har vanligen avsetts det s.k. pappersdokument, dvs. ett dokument innehållande kunskap som genom skrifttecken upptecknats på papper. Den tekniska utvecklingen inom databehandlingen har skapat en mängd informationsbärare, som med hänsyn till de fakta de innehåller inte i princip skiljer sig från pappersdokument och som inom arkivväsendet därför bör jämställas med handlingar. I 2 mom. föreslås därför att de stadganden som gäller handlingar skulle tillämpas på en med handling jämförbar karta, teckning, bild och film samt på dokument som åstadkommits genom stansning eller magnetisering, eller på annat sätt. Alla dessa skulle beröras av arkivlagstiftningen i dess helhet, även i fråga om de delar som avser utgallring.

2 kap. Arkivväsendet

De principer beträffande förfarandet och de mål som är centrala inom arkivvården skulle slås fast i lagens 2 kap. De i arkivlagen bestämda åtgärder som berör arkiv och handlingar skulle få den gemensamma beteckningen arkivväsen. Arkivväsendet skulle omfatta både de funktioner som gäller ordnande och förvaring av handlingar och de funktioner som gäller utgallring av dem. Ett av lagförslagets huvudsyften är att i fråga om alla arkivbildare höja arkivvårdens nivå samt att effektivisera en kontrollerad utgallring av handlingar som är av sekundär betydelse med tanke på det bestående bruksvärdet.

5 §. I paragrafen nämns de funktioner som hör till arkivväsendet i den ordning de i allmänhet förekommer med avseende på handlingarna. Funktionerna börjar då en handling inkommer eller blir upprättad. De funktioner som ansluter sig till själva upprättandet av handlingen skulle, med undantag för kontrollen av arkiveringsdugligheten, enligt lagförslaget inte höra till arkivväsendet.

De funktioner som hör till arkivväsendet indelas i fyra huvudgrupper: 1) att uppgöra arkivregister däri inberäknad diarieföring av handlingar, 2) att arkivera handlingar eller föga dem till arkivet, vilket i allmänhet sker sedan den uppgift som handlingen gäller har fullgjorts, 3) att ordna, förteckna och förvara handlingar med tanke på senare användning samt 4) att fastställa behovet av att begagna handlingarna och att skilja handlingar av sekundär betydelse från de övriga arkivalierna och att utgallra dem. Till en del skulle mera detaljerade stadganden om funktionerna inom arkivväsendet utfärdas genom förordning, men innehållet i funktionerna skulle dock i huvudsak fastställas genom direktiv och bestämmelser från de myndigheter som har hand om arkivväsendet.

6 §. I denna paragraf skulle stadgas om arkivväsendets mål. Arkivens främsta uppgift är att betjäna dem som behöver kunskap. Arkiven handhar denna serviceuppgift så, att de ställer informationskällor till förfogande för de behövande. Det är således inte arkivens sak att med utnyttjande av informationskällor skapa nytt vetande, utan detta ankommer på dem som begagnar arkiven. Till dem hör i första hand arkivbildaren själv samt övriga myndigheter, som för att kunna sköta sina egna åligganden behöver uppgifterna om de handlingar som förvaras i arkiven.

Enskilda personer behöver uppgifter ur dessa handlingar närmast för att bevisa sina rättigheter eller bevaka sina intressen.

Myndigheter och enskilda använder handlingarna som informationskällor med tanke på deras betydelse för förvaltningen, dvs. i det syfte för vilket handlingarna blivit uppgjorda. I synnerhet forskningen, som är den tredje parten bland dem som utnyttjar den information arkivens handlingar förmedlar, använder handlingarna för att skapa nytt vetande, för att åstadkomma forskningsresultat.

I praktiken kan myndigheternas och forskningens behov av arkivservice i stor utsträckning vara av samma karaktär. I stadgandet har myndigheterna och forskningen dock i klarhetens intresse nämnts var för sig, emedan man traditionellt med forskning avser sådant forskararbete av vetenskaplig karaktär som bedrivs i särskilda forskningsanstalter, högskolor och andra motsvarande inrättningar.

I fråga om arkivens verksamhet är det ett kvalitetskrav att de på ett effektivt sätt kan uppfylla sina serviceförpliktelser. Detta innebär att fakta bör vara snabbt tillgängliga och tillförlitliga, både då handlingar som berör en viss fråga finns i arkiven och då en efterfrågad handling inte förvaras där.

I lagförslaget har arkivväsendets mål, såsom naturligt är, ansetts gälla arkiven. Avsikten är att arkiven skulle kunna uppnå den servicenivå som lagen förutsätter redan innan de överförs t.ex. till riksarkivet eller landsarkiven. Detta är en logisk följd av arkivlagstiftningens övergripande mål, att arkivväsendets uppgifter i allt större utsträckning skall kunna skötas medan arkivbildarna ännu förfogar över handlingarna.

7 §. I gällande lag om offentliga arkiv stadgas att handlingar, som befunnits obehövliga, endast med riksarkivets begivande får utgallras. Arkivlagstiftningen har i själva verket kommit till stånd för att säkerställa att handlingar bevaras. Strävan att säkerställa att sådana handlingar, som är av betydelse med tanke på klarläggandet av landets historiska utveckling och som myndigheterna förfogar över, inte går förlorade har nämligen varit av avgörande betydelse vid beredningen av den nuvarande lagen.

Förbudet mot att förstöra handlingar är fortfarande av vikt inom dagens arkivvård, men en lika viktig och krävande uppgift har därjämte blivit att på basen av tillstånd utgallra handlingar. Förbudet mot att utan tillstånd utgallra handlingar föreslås bli bevarat i lagen. I 4 kap. skulle stadgas om förfaringssättet vid utgallringen.

8 §. Ett stadgande om att varje arkiv bör ha en ansvarig föreståndare ingår även i den nuvarande lagen om offentliga arkiv. Särskild vikt bör härvid läggas vid attributet ansvarig. Då en av de viktigaste utgångspunkterna för lagförslaget är att arkivbildarna själva sköter arkivvården, har den hos arkivbildaren anställde ansvarige arkivföreståndaren en central ställning vid fullandet av arkivväsendets funktioner och förverkligandet av dess syften. Det är därför viktigt att han har reella möjligheter att fullgöra uppgifterna. Arkivföreståndaren bör således ha självständiga befogenheter inom ämbetsverket och erforderliga resurser till sitt förfogande. Arkivföreståndaren bör vidare ha möjlighet att antingen själv eller genom myndigheternas ledande instans ge anvisningar och föreskrifter till de anställda om hur de, var för sin del, kan fullgöra de uppgifter som åligger arkivväsendet.

Mest ändamålsenligt vore, att den ansvariga arkivföreståndaren skulle vara en person med utbildning inom arkivbranschen, men i praktiken torde detta inte alltid vara möjligt.

Viktigast är att tillsynen över efterlevnaden av stadgandena och bestämmelserna rörande arkivväsendet både i fråga om den personal som hanterar handlingarna och i fråga om den egentliga arkivvården blir effektivt ordnad och att den ansvariga arkivföreståndaren har förutsättningar att uppfylla sina förpliktelser, dvs. reella möjligheter att påverka utvecklandet av arkivförhållandena inom ämbetsverket. I vissa fall torde därför den person som förestår en allmän byrå, ett kansli eller motsvarande enhet bli tvungen att verka som ansvarig arkivföreståndare, medan arkivbiträden samt annan motsvarande personal under förmannens ledning ombesörjer den egentliga arkivvården.

Har ingen ansvarig arkivföreståndare särskilt förordnats bör chefen för ämbetsverket eller inrättningen anses vara ansvarig arkivföreståndare.

Den ansvarige arkivföreståndaren skulle fungera som förbindelseman mellan arkivmyndigheterna och vederbörande arkivbildare. Genom honom kan anvisningarna och bestämmelserna om handhavandet av arkivvården snabbt bringas till arkivbildarnas kännedom. Samtidigt kunde även andra anvisningar och råd inriktas så, att de når de rätta personerna, och detsamma skulle gälla utbildningen.

Arkivbildarens ansvar för att han för sin del sköter arkivväsendet konstateras i 2 mom. Den ansvariga arkivföreståndaren skulle enligt 1 mom. vara den person som i första hand har ansvaret, men ansvaret för arkivväsendet vilar i sista hand, enligt de allmänna principerna rörande myndigheters ansvar, även på den ansvariga arkivföreståndarens förmän.

I den förordning som ges med stöd av arkivlagen skulle stadgas att även de som är anställda hos arkivbildare för sin egen del skall sörja för fullgörandet av de uppgifter som hör till arkivväsendet. De anställda skulle således omsorgsfullt vårda de handlingar som de har hand om och hålla dem sakligt ordnade. Förbudet mot utgallring av handlingar skulle naturligtvis gälla alla dem som är anställda hos arkivbildaren. Detta är, med avseende på arbetstaganda, av betydelse närmast så till vida, att de handlingar som uppkommit under olika skeden av ett ärendes behandling skall bevaras. I fråga om olika planeringsprojekt skall således alla handlingar som berört vart och ett av de viktiga arbetsskedena bevaras. Förbudet mot utgallring berör däremot inte dubbletter, avskrifter och andra motsvarande kopior.

I förordningen skulle vidare stadgas att den som är anställd hos arkivbildare, då han har slutfört behandlingen, skall överlämna handlingarna till arkivet, för arkivering. Genom interna direktiv och bestämmelser som arkivbildaren utfärdar är det möjligt att ge mera detaljerade anvisningar om hur handlingarna skall ordnas innan de överlämnas till arkivet.

3 kap. Arkivmyndigheter.

Myndighetsorganisationen inom arkivväsendet skulle i fråga om riksarkivet och landsarkiven i huvudsak förbli densamma som för närvarande. Däremot skulle det innebära en förändring, att man för vissa förvaltningsgrenar skulle grunda centralarkiv, som skulle fungera som arkivmyndigheter inom sitt förvaltningsområde. En reform vore det även, att i lagen skulle intas stadganden om handhavandet av arkivväsendet i kommuner och kommunalförbund samt i andra organ som grundats för samarbete mellan kommunerna. I 3 kap. skulle ingå stadganden om huvuddragen av myndighetsorganisationen och av de befogenheter som tillkommer olika myndigheter.

9 §. Arkivmyndigheter skulle vara riksarkivet, landsarkiven och de centralarkiv för olika förvaltningsområden om vilka skulle stadgas närmare i 13 §.

10 §. Arkivväsendet skulle fortfarande ledas av riksarkivet, som skulle förbli ett centralt ämbetsverk och lyda under undervisningsministeriet. Riksarkivet borde även övervaka hur arkiven vårdas av andra myndigheter som har hand om arkivväsendet och av arkivbildarna samt i allmänhet utveckla arkivväsendet.

Riksarkivet och de riksarkivet underställda landsarkiven skulle i vissa frågor som berör ämbetsverkens och inrättningarnas arkivväsen ha en direkt, på lagen baserad bestämmanderätt. Den skulle gälla förvaring, utgallring och överföring av handlingar (16, 17 och 19 §§). Riksarkivet och landsarkiven borde även i övrigt övervaka arkivväsendet. Detta innebär kontroll av hur ämbetsverken och inrättningarna iakttar de skyldigheter som åläggs dem i arkivlagstiftningen. Riksarkivet och landsarkiven skulle dock inte i dessa avseenden ha någon direkt maktbefogenhet med avseende på ämbetsverken och inrättningarna. De bör i stället, sedan de har upptäckt försummelser eller missförhållanden, påpeka dessa för dem som ansvarar för ämbetsverkens och inrättningarnas verksamhet och begära att bristerna skall korrigeras. Det skulle ankomma på vederbörande ämbetsverk eller inrättning att avhjälpa bristerna. I detta hänseende skulle riksarkivets och landsarkivens ställning avvika från de i 13 och 14 §§ avsedda centralarkivens och de myndigheters som sköter det kommunala arkivväsendet. De sistnämnda skulle nämligen i ärenden som gäller arkivväsendet ha en rätt att vidsträckt bestämmanderätt över de arkiv som hör till deras verksamhetsområde.

Riksarkivet har en hävdvunnen ställning som vårt lands nationalarkiv, emedan det tar emot centralförvaltningens handlingar och även i övrigt i sin besittning förvarar handlingar av central betydelse med hänsyn till Finlands historiska utveckling och den historiska forskningen. Ett omnämnande av riksarkivets uppgift såsom nationalarkiv borde intas i arkivlagen. I en förordning om riksarkivet skulle närmare fastställas på vilket sätt riksarkivet fungerar som nationalarkiv. Riksarkivet skulle såsom landets nationalarkiv åligga att:

1) mottaga, förvara och ordna handlingar som överlämnas av myndigheterna;

2) förvara andra handlingar av betydelse med hänsyn till Finlands historia och den forskning som gäller Finlands historia;

3) hålla handlingar tillgängliga för myndigheter och andra som har behov av dem; samt

4) främja utnyttjandet av handlingar som källmaterial för forskningen samt bedriva forskning som berör möjligheterna att utnyttja handlingarna.

Målet bör vara att aktivera riksarkivets verksamhet, i arkivets egenskap av nationalarkiv, bl.a. genom att systematiskt sträva efter att insamla handlingar i syfte att ställa dem till förfogande för forskningen.

Under vissa förutsättningar vore det möjligt att utnyttja de befogenheter att inlösa och kopiera privat handling om vilka skulle stadgas i 5 kap. Riksarkivet borde även främja utnyttjandet av handlingar som källmaterial för vetenskaplig forskning.

Riksarkivets centrala ställning såsom den myndighet som ansvarar för det källmaterial i form av handlingar, vilket utnyttjas inom forskningen, förutsätter att arkivet nära samarbetar med andra inrättningar inom historisk och samhällsforskning samt deltar i planeringen av forskningen och även självt främjar den.

11 §. Landsarkiven skulle fortfarande fungera såsom allmänna lokala myndigheter inom arkivväsendet. Landsarkiven skulle vara underställda riksarkivet och i denna egenskap leda och övervaka samt utveckla arkivväsendet inom sitt distrikt, såvida dessa uppgifter inte har överförts på centralarkivet för ett förvaltningsområde eller på en myndighet som ansvarar för arkivväsendet i en kommun.

Ett landsarkiv borde inom sitt distrikt handha även uppgifter av samma slag som de, vilka stadgas ankomma på riksarkivet i dess egenskap av nationalarkiv. I detta syfte skulle landsarkiven under riksarkivets ledning och kontroll bl.a. ta emot, förvara och ordna handlingar av betydelse med hänsyn till Finlands historia och den forskning som berör Finlands historia samt främja utnyttjandet av handlingar som källmaterial för vetenskaplig forskning. Handlingar av privat karaktär skulle fortfarande kunna mottas till förvaring i landsarkiven.

Gränserna för landsarkivens distrikt skulle bestämmas av statsrådet. Det finns för närvarande sju landsarkiv, vilkas upptagningsområden täcker hela landet. I praktiken har riksarkivet skött de uppgifter som i Helsingfors-regionen ankommer på ett landsarkiv.

12 §. I lagens 10 och 11 §§ skulle näringsstadganden om riksarkivets och landsarkivens uppgifter i huvuddrag. Närmare stadganden om uppgifter och organisationsform skulle utfärdas genom förordning.

13 §. Med centralarkiv för förvaltningsområde avses ett arkiv, till vilket flera arkivbildare inom samma förvaltningsområde överlämnar sina handlingar. Sådana centralarkiv finns för närvarande för försvarsmaktens och utrikesförvaltningens handlingar. Enligt paragrafen skulle denna praxis stabiliseras. Centralarkiven för förvaltningsområden skulle uppräknas i lag, för att det skall bli möjligt att kontrollera uppkomsten av nya centralarkiv och för att en oändamålsenlig spridning av den organisation som omfattar arkivmyndigheterna skall kunna motverkas.

Centralarkivet för ett förvaltningsområde skulle leda, övervaka och utveckla arkivväsendet i fråga om de myndigheter, samfund och inrättningar som hör till dess verksamhetsfält, på det sätt som bestäms i arkivlagstiftningen och i övriga stadganden som gäller centralarkiv. För att säkerställa enhetligheten i den verksamhet som bedrivs av arkivmyndighetsorganisationen borde i den förordning som ges med stöd av arkivlagen stadgas om vissa uppgifter som ankommer på centralarkiven för förvaltningsområden.

14 §. I kommunallagen av år 1976 (953/76) ingår inga stadganden om kommunernas arkiv, utan i lagen hänvisas endast till de stadganden om kommunernas arkiv som återfinns i den övriga lagstiftningen. Kommunerna representerar ett mycket viktigt arkivbildarkomplex. År 1975 hade kommunerna sammanlagt nästan 200 hyllkilometer arkivalier och den årliga ökningen är ca 9 kilometer. Skolväsendets och hälsovårdsförvaltningens handlingar ingår inte i dessa siffror. Det är därför nödvändigt att varje kommun har en myndighet som leder, övervakar och utvecklar kommunens arkivväsen.

Enligt lagförslaget skulle kommunstyrelsen i sista hand bära ansvaret för organiserandet av kommunens arkivväsen. I små kommuner kan det organiseras som en del av den allmänna administrationen av kommunens ämbetsverk, men då kommunen blir större ökar även behovet av en speciell myndighet för arkivväsendet. Arkivmyndigheten skulle bestämmas av kommunfullmäktige, vilka även skulle fatta beslut om dess befogenheter med avseende på de kommunala nämnderna, ämbetsverken och inrättningarna. Om kommunen har ett centralarkiv, skulle även detta höra till verksamhetsområdet för den myndighet som handhar kommunens arkivväsen. De uppgifter som hör till ledningen av arkivväsendet och de uppgifter som gäller centralarkivet kunde även anförtros samma myndighet. Många stora kommuner har för skötseln av sitt arkivväsen inrättat centralarkiv, tack vare vilka verksamhetens nivå har höjts avsevärt. Man borde fortsätta att grunda centralarkiv i stora kommuner. Ett centralarkiv kunde även vara gemensamt för flera kommuner, och vid grundandet kunde man använda någon form av samarbete mellan kommunerna, t.ex. ett kommunalförbund.

De stadganden som gäller kommunens arkiv borde i tillämpliga delar iakttas i fråga om kommunalförbunden.

15 §. I denna paragraf skulle ingå stadganden om de uppgifter och befogenheter som tillkommer riksarkivet och landsarkiven samt centralarkiven för förvaltningsområden. Bl.a. skulle här avses inspektion av arkiv, på samma sätt som enligt den nuvarande lagen. Enligt förslaget borde arkivmyndigheterna dessutom ge anvisningar och råd om handhavandet av arkivväsendet. Den centrala metoden vid ledningen av arkivväsendet borde vara att ge anvisningar. Inspektionen borde utföras närmast för att klargöra hur anvisningarna i praktiken har iakttagits och tillämpats. Även privata arkivbildare kunde få råd beträffande arkivvården.

Riksarkivet skulle ha rätt att ge anvisningar till alla arkiv inom statsförvaltningen. Riksarkivet och landsarkiven skulle dessutom ge kommunerna och kommunalförbunden råd och anvisningar, och arkiven skulle inspekteras närmast från landsarkivens sida. Det bör förutsättas att led kommunernas arkiv i praktiken samarbetar med riksarkivet och vederbörande landsarkiv.

4 kap. Förvaring, överföring och utgallring av handlingar.

16 §. För att säkerställa att handlingarna i ett arkiv bevaras bör de förvaras i utrymmen, vilka ursprungligen uppförts såsom arkiv eller som annars uppfyller de krav som förvaringen av handlingar ställer. Kraven innebär att handlingarna bör skyddas för brand och fukt samt andra förstörande, t.ex. skador som förorsakas av mikroorganismer. För att detta skall kunna garanteras bör arkivmyndigheterna ha beslutsrätt i frågor som gäller arten av de utrymmen, i vilka arkivhandlingar förvaras.

Enligt 2 mom. skulle brukstagandet av ett förvaringsutrymme förutsätta att riksarkivet, landsarkivet eller det centralarkiv för ett förvaltningsområde som övervakar vederbörande myndighets arkivväsen har godkänt dess för arkiv avsedda utrymmen som förvaringsplats för handlingar. Riksarkivet skulle efter att ha hört byggnadsstyrelsen ge allmänna anvisningar beträffande vilka krav som bör ställas på arkivutrymmena. På detta sätt kan det säkerställas att arkivutrymmena i nya byggnader planeras och byggs på ett sådant sätt att de även kan godkännas för sitt ändamål.

17 §. Riksarkivet och landsarkiven skulle fortfarande vara de slutliga förvaringsplatserna eller slutarkiven för handlingar som hör till statsförvaltningen. Vissa centralarkiv för förvaltningsområden, bl.a. krigsarkivet, är för närvarande i praktiken slutarkiv. Enligt paragrafen skulle de handlingar som hör till statsförvaltningens arkivbildare inom en bestämd tid, varom stadgas i förordning, överföras till riksarkivet eller ett landsarkiv för förvaring. Avsikten är att i regel låta överföra handlingar som är äldre än 50 år. Handlingar som är mindre än 10 år gamla borde överföras endast med samtycke av vederbörande myndighet. Avsikten är att överförandet av handlingar som är under 50 men över 10 år gamla skulle bero av riksarkivets prövning. Då överföring övervägs borde avgörandet kunna motiveras närmast med forskningens behov och med den aktiva användning av handlingarna som eventuellt ännu förekommer hos vederbörande myndighet. Dessutom borde förvaringsutrymmenas tillräcklighet och skick beaktas. I första hand skulle riksarkivet bestämma om överföring, men undervisningsministeriet borde genom förordning bemyndigas att bevilja undantag från överföringsskyldigheten. Ett sådant undantagsförfarande borde tillämpas åtminstone på handlingar som hör till utrikes- eller försvarsförvaltningen samt på vissa kategorier av handlingar som hör till lantmäteriförvaltningen. De vederbörande ämbetsverken och inrättningarna skulle i sådana fall dock fästa särskild uppmärksamhet på ordnandet av forskarservice med avseende på de handlingar som är föremål för undantagsförfarandet.

I vissa fall kan behovet av att utnyttja handlingar eller handlingarnas art förutsätta en annan förvaringsplats. Handlingarna bör dock alltid förvaras hos någon myndighet. Handlingar som sällan utnyttjas och som kräver ett betydande arkivutrymme kan i framtiden förvaras lagrade i andra utrymmen än de relativt dyrbara arkivutrymmena. Å andra sidan kan det finnas skäl för att ett arkivkomplex som källmaterial för ett större forskningsprojekt utlånas till en forskningsanstalt, om denna har sakenliga förvaringsutrymmen till sitt förfogande.

På grund av handlingarnas art kan det vara motiverat att ordna med särskilda förvaringsutrymmen i anslutning till vederbörande myndighets arkiv. Detta kan aktualiseras t.ex. i fråga om kartor och ritningar. Även andra dokument, såsom mikrofilmer samt ljud- och magnetband, vilka i arkivlagen jämställs med handlingar, kan fortfarande särskilda arrangemang som berör arkivutrymmena.

18 §. Skyldigheten att överföra handlingar skulle inte gälla kommunernas, kommunalförbundens eller den evangelisk-lutherska kyrkans myndigheter. Handlingar som hör till dessa skulle varaktigt förvaras hos de ursprungliga innehavarna. Enligt paragrafen skulle det likväl vara möjligt att i riksarkivet eller vederbörande landsarkiv ta emot även sådana myndigheters handlingar för förvaring. Frivilliga överföringar av detta slag är önskvärda särskilt med tanke på forskningen.

19 §. Skötseln av arkivväsendet kommer sannolikt i framtiden allt mera att innebära ett fortgående sammanjämkande av behovet att förvara med behovet att utgallra handlingar. Detta beror på den kraftiga ökningen av antalet handlingar som uppkommer inom förvaltningen. Om denna ökning ohämmad får fortgå, skulle detta antagligen leda till att handlingar summariskt och planlöst utgallras eller till att kostnaderna för deras förvaring hela tiden stiger. Ifall alla handlingar eller åtminstone den största delen av dem förvaras, skulle det inom förvaltningen och forskningen vara möjligt att utnyttja dem endast med hjälp av arbetsdryga och dyra register och särskilda söksystem.

Antalet handlingar i myndigheternas arkiv visar en fortgående kraftig ökning. År 1975 fanns i dessa arkiv sammanlagt 778 hyllkilometer handlingar. Arkivens årliga tillväxt inom hela den offentliga förvaltningen är 40 hyllkilometer. Betydelsen av att onödiga handlingar utgallras åskådliggörs av det faktum att det samtidigt i riksarkivet och landsarkiven fanns endast ca 23 hyllkilometer fria arkivutrymmen, vilket motsvarar ungefär två års tillväxt i statens ämbetsarkiv.

Av myndigheternas handlingar skall för närvarande 30-40 % bevaras. Denna siffra måste anses vara onödigt stor. Förvaringsprocenten är i Förenta staterna och Sovjetunionen 1—4 samt i Sverige 20—30. Högre än i Finland är den t.ex. i Norge, 40—60, och i Frankrike, 50—70. Vi kan hos oss som mål uppställa en framtida förvaringsprocent om i genomsnitt 20. Detta innebär att gallringen och utgallringen av handlingar måste effektiviseras. I arkivlagen bör därför intas stadganden om sådan utgallring av handlingar som är mera detaljerade än för närvarande.

Fortfarande skulle endast riksarkivet ha rätt att besluta om utgallring av handlingar. Härom skulle stadgas i 19 §. Stadgandet är utformat så, att riksarkivet bestämmer om utgallring av handlingar, inte endast ger tillstånd därtill, som enligt den nuvarande lagen. Härigenom har man önskat betona utgallringens nödvändighet och betydelse inom arkivväsendet. Föreskrifter om utgallring av handlingar kunde ges genom allmänna anvisningar eller genom fri stående enskilda beslut som gäller vissa namngivna handlingar. Med ett utgallringstillstånd genom allmän anvisning avses att de handlingar, som enligt tillståndet får utgallras, i beslutet uppräknas endast med hänsyn till sin typ. Ett utgallringstillstånd genom allmän anvisning kan, liksom hittills, kombineras med myndigheternas arkiv- eller diarieschema eller med något annat motsvarande arkiveringsdirektiv.

Med tanke på en effektiv utgallring kan det vara motiverat att vederbörande myndighet i det första skedet själv överväger vilka handlingar som kan utgallras. Om ett sådant utgallringsförslag görs, leder det även till en ändamålsenlig arbetsfördelning mellan riksarkivet och myndigheterna i utgallringsfrågor. I 1 mom. skulle därför stadgas att riksarkivet kan kräva att ett ämbetsverk eller en inrättning skall göra en framställning om utgallring av handlingar, vilka ämbetsverket eller inrättningen betraktar som obehövliga.

I praktiken har man i samband med arkivinspektioner blivit tvungen att ta ställning till frågan om bevarande av handlingar i arkivet. I allmänhet är det fråga om arkivalier som klart kan konstateras vara mogna för utgallring. Härvid är det onödigt att man tvingas att vända sig än- en gång till riksarkivet för att få tillstånd till utgallring. Därför föreslås i paragrafens 2 mom. att riksarkivet skall kunna ge landsarkiv, vederbörande centralarkiv för ett förvaltningsområde eller den myndighet som leder ett kommunalt arkiv rätt att bestämma om utgallring som berör vissa i beslutet nämnda arkiv, arkivgrupper eller grupper av handlingar.

Enligt den nuvarande lagen om offentliga arkiv får endast handlingar som befunnits obehövliga utgallras. Ehuru denna förutsättning inte uttryckligen angivits i lagförslaget, är avsikten inte att i detta hänseende ändra tidigare lagstiftning och praxis. Frågan om utgallring aktualiseras i allmänhet i riksarkivet genom en framställning från ett ämbetsverk, och i framställningen ingår då ämbetsverkets ställningstagande till handlingarnas behövlighet med hänsyn till ämbetsverkets egen verksamhet. Det ankommer på riksarkivet att avgöra huruvida handlingarna behövs för forskningens intressen eller eventuellt i andra myndigheters verksamhet. Det kan då bli nödvändigt att begära utlåtanden av olika ämbetsverk och sakkunniga. Då de utgallringsbeslut som ges i form av allmänna anvisningar är av stor betydelse, bör besluten i regel fattas vid riksarkivets plenum.

För att säkerställa att utgallringen genomförs på ett effektivt sätt föreslås i 3 mom. stadgat att handlingar, som skall utgallras, skall utgallras snabbt och effektivt. Riksarkivet eller vederbörande landsarkiv eller annan myndighet som bestämmer om utgallring kunde ge arkivbildaren närmare anvisningar om sättet för utgallringen och hur den i övrigt skall skötas. Handlingarna borde utgallras på ett sätt som hindrar att de fakta som ingår i handlingarna utnyttjas efter utgallringen. I syfte att följa upp utgallringen av handlingar borde riksarkivet kontinuerligt samla in uppgifter om beviljade utgallringstillstånd samt om verkställda utgallringar av handlingar.

Stadganden om utgallring av handlingar kan intas även i andra lagar, men genom förordning eller andra författningar på lägre nivå skulle det inte vara möjligt att stadga om undantag från det utgallringsförfarande som avses i arkivlagen.

5 kap. Stadganden om privata arkiv.

Med privata arkiv avses arkiv som tillhör enskilda personer eller släkter eller privaträttsliga samfund, t.ex. föreningars eller aktiebolags, arkiv. Det finns inte några stadganden om hur handlingar i dessa arkiv skall ordnas eller vårdas, och det är inte heller meningen att i detta sammanhang utfärda sådana i större utsträckning än vad som är nödvändigt för att trygga den vetenskapliga forskningen.

Enligt 13 § (293/63) lagen om offentliga arkiv kan handling, som hör till privat arkiv och är att anse såsom forntida urkund, avskrivas eller inlösas till staten. En förutsättning är dessutom att avsikten är att förstöra den handling som är att anse såsom forntida urkund eller att överlåta den till annan person. Stadgandet har inte tillämpats i praktiken, närmast därför att sådana fall som där avses knappast har kommit till myndigheternas kännedom samt, framför allt, därför att inlösnings- och avskrivningsförfarande kan antagas som onödigt snäv. Då det alltjämt, emedan bl.a. samlandet av gamla handlingar blir allt allmännare och antalet privata arkiv av betydelse ökar samtidigt som de kan sakna erforderlig omsorg, finns en risk för att viktiga privata handlingar kan förkomma, förstöras eller säljas, bör stadgandet om inlösning och kopiering preciseras. Stadganden om inlösning och kopiering föreslås därför intagna i lagens 5 kap. I fråga om inlösnings- och kopieringsförfarandet skulle stadgandena samtidigt kompletteras så, att rättsskyddet även för ägaren till handlingen skulle bli tillfredsställande. I kapitlet skulle även ingå stadganden om hur riksarkivet kan ta emot enskilda handlingar för förvaring samt i övrigt fylla sin uppgift som nationalarkiv.

Enligt lagen om statsbidrag för arkiv av privat karaktär (998/74) kan privata arkiv beviljas statsbidrag, om arkivalierna har avsevärd allmän betydelse för den vetenskapliga forskningen eller av annan orsak. Statsbidrag beviljas för att samla, förvara, ordna och förteckna arkivalier samt för att ställa dem till förfogande för behövande. Dessa stadganden skulle fortfarande oförändrade tillämpas på privata arkiv. De i lagförslaget ingående stadgandena om privata arkiv kunde tillämpas även på privata arkiv som erhåller statsbidrag.

20 §. Privata arkiv eller till dem hörande handlingar skulle fortfarande kunna överlämnas till riksarkivet eller till landsarkiv för förvaring, genom ett avtal mellan överlåtaren och arkivet. I paragrafen föreslås dessutom stadgat att, i fråga om till privat arkiv hörande handlingars offentlighet, utöver gällande stadganden och bestämmelser skall iakttas vad med arkivets överlåtare eventuellt har avtalats om offentlighet. Detta stadgande skulle tillämpas som ett stadgande av det slag som avses i 13 § 1 mom. lagen om statsbidrag för arkiv av privat karaktär.

Som ett resultat av det arbete som utfördes av privatarkivkommittén, som var verksam på 1950-talet, har en avsevärd mängd privata handlingar och arkiv överlämnats till riksarkivet för förvaring. Kommittén utredde vart det fanns viktiga privata handlingar och arkiv samt vände sig till deras ägare med en begäran om att handlingarna skulle överföras till riksarkivet för att där förvaras. På grund av de positiva resultaten av denna verksamhet är det motiverat att också i framtiden insamla handlingar på detta sätt.

21 §. Det i stadgandet avsedda registret över privata handlingar, samlingar eller arkiv, som är av betydelse med tanke på den vetenskapliga forskningen, visar på riksarkivets uppgift som landets nationalarkiv. Stadgandet behövs särskilt för den händelse att möjligheterna att upprätthålla register som berör enskilda personer minskar eller upphör då dataskyddsarrangemangen förverkligas.

22 §. I paragrafen skulle stadgas om förfaringssättet för inlösning och kopiering av handling. Inlösning eller kopiering kunde komma i fråga då handling, samling eller arkiv, som befinner sig i privat ägo och som med tanke på den vetenskapliga forskningen eller eljest är av betydelse, uppenbart är i fara att förstöras eller förkomma eller utbjuds till salu. Vid inlösning skulle ersättning enligt gängse pris betalas till ägaren. För kopiering skulle däremot ingen ersättning betalas, men även i detta fall borde naturligtvis de kostnader, som ägaren förorsakas, i enlighet med allmänna principer ersättas av statens medel.

Beslut om att inlösa eller kopiera handling skulle fattas av riksarkivet. Vid behov kunde riksarkivet höra sakkunniga, t.ex. för bedömning av handlingars vetenskapliga betydelse. Naturligtvis borde även handlingarnas ägare beredas tillfälle att bli hörd, åtminstone innan riksarkivet fattar ett definitivt beslut om inlösning eller kopiering.

Vid inlösning skulle anslag som intagits i statsförslaget användas. Beslut om inlösning förutsätter därför att erforderliga medel kan anslås för åläggande av löseskillingen.

Lagen om begränsning av utförseln av kulturföremål (445/78) innehåller stadganden om begränsning av utförseln även av vetenskapligt betydelsefulla handlingar, arkiv eller andra samlingar. I arkivlagstiftningen behövs därför ingå särskilda stadganden beträffande utförsel av handlingar.

23 §. I praktiken kan det hända att tillräcklig tid inte står till förfogande för att beslut om inlösning eller kopiering skall kunna fattas i enlighet med 22 §, utan handlingarna överlåts eller förstörs snabbt. Därför föreslås att riksarkivet temporärt skulle kunna förordna att handling, samling eller arkiv som kan anses vara av betydelse med tanke på den vetenskapliga forskningen omedelbart skall överföras till förvaring i riksarkivet eller i landsarkiv eller på annan säker förvaringsplats hos myndighet. Det temporära förordnandet om förvaring skulle gälla tills frågan om inlösning eller kopiering har blivit avgjord och avgörandet har vunnit laga kraft.

Under den tid ett med stöd av 23 § fattat beslut är i kraft får uppgifter om handlingarna givetvis inte lämnas till personer som inte berörs av inlösnings- eller kopieringsförfarandet. Ifall anspråket på inlösning eller kopiering förkastas slutligt, kvarstår förbudet mot att lämna uppgifter åt obehöriga även efter förvaringstiden.

24 §. Om inlösning eller kopiering får utföras med stöd av ett beslut som har vunnit laga kraft, skall enligt lagrummet samtidigt bestämmas när de inlösta handlingarna eller kopior av dem blir offentliga. Härvid skall i tillämpliga delar iakttas vad om allmänna handlingars offentlighet är stadgat eller med stöd därav blivit bestämt. Utgångspunkten bör vara att det åsidosättande av enskilt intresse, som föranleds av inlösning eller kopiering, inte borde få sträcka sig längre än vad som oundgängligen är nödvändigt med tanke på den vetenskapliga forskningen. Då man avgör frågan om när en handling blir offentlig bör man därför utgå från att den hemlighålls under en relativt lång tid. För forskningens behov torde man även kunna begagna det i 20 § 2 mom. lagen om allmänna handlingars offentlighet nämnda förfarandet då uppgift om handling, som skall hemlighållas, lämnas genom särskilt beslut av ministerium.

25 §. I syfte att säkerställa rättsskyddet för ägare till handling innehåller paragrafen stadganden om rättsmedel. Enligt den allmänna principen skulle ändring överhuvudtaget inte särskilt kunna sökas i temporärt beslut som riksarkivet fattat med stöd av 23 §. I riksarkivets beslut om inlösning eller kopiering av handling skulle ändring kunna sökas i den ordning som stadgats för ändringssökande i förvaltningsärenden. Ändring i beslut som riksarkivet fattat såsom första instans skulle sökas hos högsta förvaltningsdomstolen, vars utslag i saken skulle vara slutligt.

26 §. I lagrummet föreslås bli stadgat straff för brott mot den tystnadsplikt som ansluter sig till inlösning och kopiering av privat handling, samling eller arkiv. Tystnadsplikten för dem som medverkar i inlösnings- eller kopieringsförfarande gäller förutom den handling som berörs av förfarandet även uppgifter om dess ägare och innehavare.

6 kap. Särskilda stadganden.

27 §. Den i 13 § av den nuvarande lagen om offentliga arkiv avsedda befogenheten att inlösa och kopiera forntida urkund gäller även handling som förvaras i kommunalt eller kyrkligt arkiv. Emedan lagförslaget även angår kommunala arkiv krävs inte något särskilt bemyndigande för inlösning eller kopiering i fråga om dem. Av denna orsak föreslås att de i 5 kap. ingående stadgandena om privata arkiv i tillämpliga delar skulle kunna iakttas med avseende på handling, samling eller arkiv som förvaras i kyrkligt arkiv och som är av betydelse för den vetenskapliga forskningen, om de löper uppenbar risk att förstöras eller förkomma eller utbjuds till salu.

28 §. För att säkerställa att handlingarna bevaras bör det tillses att obehöriga inte får tillfälle att hantera dem. Detta stadgande ställer krav såväl på planeringen och uppförandet av arkivutrymmen som på övervakningen av dem.

Genom förordning skulle stadgas om förutsättningarna för utlåning av arkivhandlingar att begagnas utanför arkivet. Det borde fortfarande vara möjligt att mot kvittering få låna en handling för tjänstebruk. För privat bruk borde handlingar kunna utlånas till riksarkivet, till landsarkiven eller till andra av riksarkivet godkända inrättningar. Om den har överlämnat enskild handling att förvaras i sådant arkiv som avses i denna lag borde ha rätt att för eget bruk få handlingen i sin besittning.

29 §. Kopior av och intyg beträffande handlingar, som förvaras i riksarkivet och i landsarkiv samt i centralarkiv för ett förvaltningsområde, skulle framdeles utfärdas mot stadgat avgift. Avgiften skulle erläggas till det arkiv som utfärdat kopian eller intyget.

Enligt paragrafens ordalydelse skulle från arkiv utges endast "kopior och intyg". Detta innebär att arkivet inte är skyldigt att, för att uppfylla sin i paragrafen stadgade skyldighet, utföra arbete av forskningskaraktär eller uppgöra utredningar om den fråga som en begäran gäller. I praktiken kan det naturligtvis ibland vara svårt att dra en gräns mellan utredningar och intyg. Exempelvis en släktutredning kan i vissa fall betraktas som så krävande att arkivet inte, på basis av paragrafen, kan anses vara skyldigt att utföra den.

30 §. Arkivens serviceuppdrag är enligt 2 kap. att fungera som informationskälla. Såsom i det föregående i motiveringen till 6 och 29 §§ har konstaterats innebär detta att detta inte är arkivens egentliga uppgift att producera nytt, på forskning baserat vetande. I vissa fall är det dock lämpligast att bedriva även sådan verksamhet i riksarkivet eller i ett landsarkiv, där personalen ofta har förutsättningar att utföra också vetenskaplig forskning. Det föreslås därför att i paragrafen stadgas, att riksarkivet och landsarkiven för statliga och kommunala myndigheters samt för enskilda och samfunds räkning kan utföra av dessa beställda utredningar och andra motsvarande undersökningar som egentligen inte hör till arkivens uppgifter, t.ex. utredningar som gäller ordnandet av privata arkiv. För utredningar och service skulle uppbäras en avgift, varom stadgas särskilt.

1.2. Närmare stadganden och bestämmelser.

Med stöd av 31 § i förslaget skulle en särskild förordning ges om verkställigheten av arkivlagen. Genom förordning skulle dessutom fortfarande stadgas om riksarkivets och landsarkivens uppgifter och organisationsform.

Arkivförordningen skulle i första hand innehålla stadganden om hur ämbetsverken och inrättningarna skulle uppdelas mellan olika arkivmyndigheters kompetensområden. Riksarkivet skulle vara arkivmyndighet för centralförvaltningen och landsarkiven för distrikts- och lokalförvaltningen. I förordningen skulle dessutom stadgas om de uppgifter som ankommer på centralarkiven för olika förvaltningsområden. Stadganden om dessa uppgifter kan även intas i förvaltningsförordningar. Arkivförordningen skulle också innehålla mera preciserade stadganden om arkivväsendet. Den praktiska arkivfunktionen i ämbetsverk och inrättningar skulle regleras genom en arkivstadga som skulle innehålla bestämmelser bl.a. om registrering, om serier av handlingar och om förvaringsmetoden för handlingar. Dessutom borde där ingå bestämmelser om vilka som är ett ämbetsverks eller en inrättnings arkivbildare. Förordningen skulle också innehålla stadganden om meddelanden som skall ges till arkivmyndigheterna, om uppgörandet av handlingar samt om arkivförteckningar.

I anslutning till 8 och 17 §§ har redogjorts för de stadganden som kommer att ingå i arkivförordningen och som skulle gälla vid ämbetsverk och inrättningar anställda personers skyldigheter vid förvaring och arkivering av handlingar samt överföring av handlingar. I förordningen skulle, utom om överföringsskyldigheten, stadgas om iståndsättande av de handlingar som överförs samt om reversaler, dvs. överföringsförteckningar. Förordningen skulle även innehålla stadganden om utlåning av handlingar. I regel skulle handlingar som hör till ett arkiv lånas ut endast till myndigheter. Beträffande arkivutrymmena skulle förordningen innehålla stadganden om godkännandet de av ritningar samt om hörande av arkivmyndigheter då nya byggnadsprojekt planeras. I förordningen skulle ytterligare ingå stadganden om de omständigheter som skall beaktas vid arkivinspektioner samt om förfarandet vid korrigering av observerade brister.

Avsikten är att i ett senare skede ge nya förordningar om riksarkivet och om landsarkiv så, att arkivens organisation så väl som möjligt bringas att motsvara de uppgifter i samband med ledning, övervakning och utvecklande som åläggs dem i den nya arkivlagstiftningen.

1.3. Ikraftträdande.

För lagens ikraftträdande skulle reserveras en tillräcklig lång tid, under vilken de åtgärder som den nya lagstiftningen förutsätter kan vidtagas. Därför föreslås att lagen skulle träda i kraft två år efter det den blivit godkänd.

De arkivstadgor, om vilka stadgas i arkivförordningen, borde bringas i kraft inom fem år från det att arkivförordningen har trätt i kraft. Den nya arkivlagen skulle upphäva den gällande lagen om offentliga arkiv (18/39). Genom arkivförordningen skulle upphävas förordningen angående verkställighet och tillämpning av sagda lag (85/39) samt statsrådets beslut angående skyddande av ämbetsverksarkiv (309/27). Däremot skulle förordningen om riksarkivet (313/52) och förordningen om landsarkiv (619/70) tills vidare förbli i kraft.

Med stöd av vad som anförts förelägges Riksdagen till antagande följande lagförslag:

Arkivlag.

I enlighet med riksdagens beslut stadgas:

1 kap. Allmänna stadganden.

1 §.

Denna lag gäller arkiven vid statens samt kommunernas och kommunalförbundens ämbetsverk och inrättningar.

På riksdagens, riksdagsbibliotekets och statsrevisorernas arkiv samt på arkiven vid riksdagens justitieombudsmans kansli och Nordiska rådets Finlands delegation ävensom på andra till republikens president hänförliga arkiv än arkivet vid republikens presidents kansli tillämpas likväl endast 4-6, 8 och 28 §§.

2 §.

Handhar samfund eller stiftelse på grundval av lag, förordning eller bemyndigande i lag offentlig uppgift och samlas av denna orsak hos samfundet eller stiftelsen allmänna handlingar skall denna lag tillämpas på samfundets eller stiftelsens arkiv i fråga om däri ingående allmänna handlingar.

Statsrådet kan bestämma att på arkiv som hör till privat samfund eller anstalt som åtnjuter statsbidrag skall tillämpas vad i denna lag stadgas.

Denna lag gäller icke Finlands Bank, folkpensionsanstalten och Postbanken. Angående evangelisk-lutherska kyrkans arkiv stadgas i kyrkolagen (635/64).

3 §.

På andra än i 1 och 2 §§ avsedda arkiv tillämpas endast stadgandena i 5 kap. Om statsbidrag som beviljas för skötseln av arkiv av privat karaktär har stadgats särskilt.

Angående allmänna handlingars offentlighet gäller vad därom särskilt stadgas eller bestämmes.

4 §.

Arkivet vid ämbetsverk, inrättning, anstalt, samfund eller stiftelse som avses i denna lag omfattar de handlingar som inkommit till ifrågavarande enhet på grund av dess uppgifter eller tillkommit genom dess verksamhet. Verksamhet, hos vilken ett av andra verksamhetsenheter oberoende arkivkomplex bildas, benämnes i denna lag arkivbildare.

Vad i denna lag stadgas om handling gäller även därmed jämförbart karta, teckning, bild och film samt dokument som åstadkommits genom stansning eller magnetisering eller på annat sätt.

2 kap. Arkivväsendet.

5 §.

Arkivväsendet omfattar följande funktioner: att uppgöra arkivregister, att foga handlingar till arkivet, att ordna dem, att förvara dem och att hålla dem tillgängliga för sådana som behöver dem samt att fastställa behovet av handlingarnas begagnande, att gallra dem och att utgallra mindre viktiga handlingar.

6 §.

Arkivväsendet skall skötas så, att arkiven på ett effektivt sätt som informationskällor kan betjäna arkivbildaren, andra myndigheter, enskilda personer och forskningen.

7 §.

Handlingar får icke utgallras utan tillstånd. Om utgallringsförfarandet stadgas i 4 kap.

8 §.

Varje arkiv skall ha en ansvarig föreståndare. Varje arkivbildare svarar i fråga om sitt arkiv för arkivväsendets funktioner.

3 kap. Arkivmyndigheter.

9 §.

Arkivmyndigheter är riksarkivet och landsarkiven såsom allmänna arkiv samt de centralarkiv för olika förvaltningsområden, om vilka stadgas i denna lag.

10 §.

Den högsta ledningen och övervakningen samt det allmänna utvecklandet av arkivväsendet ankommer på riksarkivet, som är ett centralt ämbetsverk vilket är underställt undervisningsministeriet. Riksarkivet utgör även landets nationalarkiv.

11 §.

Landsarkiv är underställt riksarkivet och skall i sitt distrikt leda, övervaka och utveckla arkivväsendet. Gränserna för landsarkivens distrikt bestämmes av statsrådet.

12 §.

Genom förordning stadgas om riksarkivets och landsarkivens uppgifter och organisationsform.

13 §.

Sådant centralarkiv för förvaltningsområde, till vilket flera arkivbildare överlämnar sina handlingar, finns inom utrikesförvaltningen samt försvarsförvaltningen och gränsbevakningsväsendet. Centralarkiv för försvarsmakten och gränsbevakningsväsendet är krigsarkivet.

Centralarkiv för förvaltningsområde leder, övervakar ock utvecklar arkivväsendet för ämbetsverk, samfund, anstalter och inrättningar som hör till centralarkivets verksamhetsfält.

14 §.

Organiseringen av arkivväsendet i kommun ankommer på kommunstyrelsen. Den myndighet som leder och övervakar kommunens arkivväsen och dess centralarkiv skall bestämmas genom en av fullmäktige godkänd instruktion eller annan stående bestämmelse. Samtidigt bestämmes de rättigheter och skyldigheter som med avseende på kommunala nämnder, ämbetsverk och inrättningar tillkommer centralarkivet eller annan kommunal myndighet som leder arkivväsendet, i sin egenskap av ledande och övervakande myndighet.

Vad i 1 mom. stadgas om kommun gäller i tillämpliga delar även kommunalförbund.

15 §.

Arkivmyndigheterna skall inspektera arkiven samt ge anvisningar och råd rörande skötseln av arkivväsendet.

Anvisningar åt ovan i 13 § avsett centralarkiv kan ges av riksarkivet samt åt kommuner och kommunalförbund av riksarkivet och landsarkiven.

Ovan i 1 § 1 mom. samt 2 § 1 och 2 mom. avsedda ämbetsverk, inrättningar, anstalter, samfund och stiftelser skall på begäran lämna uppgifter om sitt arkivväsen till riksarkivet och till den arkivmyndighet, på vilken den direkta övervakningen av vederbörande ämbetsverk, inrättning, anstalt, samfund eller stiftelse ankommer.

4 kap. Förvaring, överföring och utgallring av handlingar.

16 §.

Handlingar som hör till arkiv skall förvaras i godkänt arkivutrymme så, att de är skyddade mot brand, fukt och annan förstörelse.

Riksarkivet ger, efter att ha hört byggnadsstyrelsen, allmänna anvisningar om arkivutrymmen. Arkivmyndigheten godkänner arkivutrymmen såsom förvaringsplats för handlingarna.

17 §.

Handlingar som hör till ovan i 1 § 1 mom. samt 2 § 1 och 2 mom. avsedd annan än kommunal arkivbildare skall, såsom därom genom förordning stadgas, överföras till riksarkivet eller landsarkiv för förvaring där, såvida handlingarnas art eller behovet av dem förutsätter detta, till annan myndighet.

18 §.

Kommunstyrelse, kommunalförbunds styrelse eller kyrklig myndighet kan med riksarkivets eller vederbörande landsarkivs samtycke överföra sina handlingar till riksarkivet eller till landsarkiv.

19 §.

Angående utgallring av handlingar bestämmer riksarkivet antingen genom allmän anvisning eller särskilt beslut. Riksarkivet kan vid behov bestämma att ämbetsverk eller inrättning skall göra framställning om vilka till dess arkiv hörande handlingar som kan utgallras.

Riksarkivet kan besluta att landsarkiv eller i 13 § avsett centralarkiv eller myndighet som leder kommuns eller kommunalförbunds arkivväsen eller annan myndighet bestämmer om utgallring som berör visst arkiv eller viss grupp av arkivalier eller arkiv.

Handlingar som är bestämda att utgallras skall utgallras så snabbt och effektivt som möjligt. Riksarkivet, landsarkiv eller annan i 2 mom. avsedd myndighet kan ge närmare anvisningar om utgallringen.

5 kap. Stadganden om privata arkiv.

20 §.

Privat arkiv eller till detta hörande handlingar kan med stöd av avtal som ingås med arkivets ägare övertagas av riksarkivet, landsarkiv eller annat i denna lag avsett arkiv för att förvaras och vårdas.

I fråga om en till privat arkiv hörande handlings offentlighet skall det arkiv som förvarar handlingarna, utöver gällande stadganden och bestämmelser i saken, iakttaga vad med överlåtaren avtalats om offentlighet.

21 §.

Riksarkivet kan föra register över privata handlingar, samlingar eller arkiv som är av betydelse för den vetenskapliga forskningen.

22 §.

Löper handling, samling eller arkiv, som befinner sig i privat ägo och som med tanke på den vetenskapliga forskningen eller eljest är av betydelse, uppenbar risk att förstöras eller förkomma, eller utbjudes handlingen, samlingen eller arkivet till salu, äger riksarkivet inom ramen för tillgängliga anslag rätt till inlösning eller kopiering därav.

För inlösning skall ersättning till gängse pris betalas till ägaren.

Angående utförsel ur landet av handlingar som avses i denna paragraf är stadgat särskilt.

23 §.

Riksarkivet kan förordna att handling, samling eller arkiv, som kan antagas vara av sådan betydelse som avses i 22 § 1 mom., omedelbart skall överföras till riksarkivet eller till landsarkiv eller annan säker förvaringsplats hos myndighet för att där förvaras tills frågan om inlösning eller kopiering har blivit avgjord genom laga kraft vunnet beslut.

Uppgifter om handling, samling eller arkiv som avses i 1 mom. får icke lämnas till obehöriga under förvaringstiden, ej heller, om anspråket på inlösning eller kopiering blivit förkastat och beslutet här om vunnit laga kraft.

24 §.

Fattas beslut om att inlösa eller kopiera privat handling, samling eller arkiv som avses i 22 §, skall samtidigt bestämmas om den tidpunkt då de inlösta handlingarna eller kopiorna av dem blir offentliga. Vid prövning härav skall i tillämpliga delar iakttagas vad om allmänna handlingars offentlighet är stadgat eller vad därom med stöd av gällande stadganden har bestämts.

25 §.

Ändring får icke särskilt sökas i fråga om ett sådant i 23 § avsett förordnande om temporär förvaring som givits av riksarkivet. Om sökande av ändring i beslut som riksarkivet fattat med stöd av 22 eller 24 § gäller vad i lagen om ändringssökande i förvaltningsärenden (154/50) är stadgat.

26 §.

Den som för utomstående yppar vad han vid handläggning av ärende som gäller inlösning eller kopiering har erfarit om privat handling, samling eller arkiv eller om dess ägare eller innehavare skall för brott mot tystnadsplikt rörande inlösning av handling dömas till böter eller till fängelse i högst sex månader.

6 kap. Särskilda stadganden.

27 §.

Vad i 5 kap. är stadgat gäller i tillämpliga delar handling, samling eller arkiv, som förvaras i kyrkligt arkiv och är av betydelse för den vetenskapliga forskningen eller av annan orsak, om handlingen, samlingen eller arkivet löper uppenbar risk att förstöras eller förkomma eller utbjudes till salu.

28 §.

Till arkiv hörande handlingar skall förvaras så, att obehöriga icke får tillfälle att hantera dem.

Angående utlåning av handlingar, som hör till arkiv, till utomstående stadgas genom förordning.

29 §.

Kopior och intyg beträffande handlingar, som förvaras i riksarkivet och i landsarkiv samt centralarkiv för förvaltningsområde, skall mot stadgad avgift utfärdas, såvida handlingarna icke är hemliga.

30 §.

Riksarkivet och landsarkiven kan för statliga och kommunala myndigheters samt för enskildas och samfunds räkning verkställa av dessa beställda utredningar och andra undersökningar. Om de avgifter som uppbäres för beställda utredningar och undersökningar stadgas särskilt.

31 §.

Närmare stadganden om verkställigheten av denna lag utfärdas genom förordning.

32 §.

Denna lag träder i kraft den 198 .

För lagens verkställighet erforderliga åtgärder kan vidtagas innan lagen träder i kraft. Genom denna lag upphäves lagen den 20 januari 1939 om offentliga arkiv (18/39) jämte däri senare företagna ändringar.

Förordningen den 8 augusti 1952 om riksarkivet (313/52) och förordningen den 2 oktober 1970 om landsarkiv (619/70), vilka givits med stöd av den lag som nu upphäves, förblir likväl tills vidare i kraft.

_______________

Helsingfors den 23 maj 1980.

Republikens President URHO KEKKONEN

Minister Kalevi Kivistö

Bilaga 1

Arkivförordning

På föredragning av ministern för handläggning av ärenden som hör till undervisningsministeriets verksamhetsområde stadgas med stöd av arkivlagen av den 19 ( / ):

Arkivmyndigheter

1 §

Riksarkivet är arkivmyndighet för republikens presidents kansli, statsrådet samt statsrådets kansli och ministerierna, justitiekanslersämbetet, de högsta domstolarna samt de centrala ämbetsverken och med dem jämförbara inrättningar, såvida i 13 § arkivlagen avsett centralarkiv inte finns för ifrågavarande förvaltningsområde.

Riksarkivet är arkivmyndighet för de i 13 § arkivlagen avsedda centralarkiven för förvaltningsområden.

2 §

Landsarkiv är arkivmyndighet för över- och underrätterna, högskolorna och övriga läroanstalter samt för länstyrelserna och övriga ämbetsverk och inrättningar som hör till statens distrikts- och lokalförvaltning, såvida i 13 § arkivlagen avsett centralarkiv inte finns för det förvaltningsområde. Landsarkiv är även arkivmyndighet för de kommunala arkiven inom dess distrikt.

Undervisningsministeriet kan besluta att riksarkivets uppgifter i samband med ledningen och övervakningen av arkivväsendet inom de centrala ämbetsverken och med dem jämförbara inrättningar överföres på landsarkiv.

3 §

I 13 § arkivlagen avsett centralarkiv har till uppgift:

1) att leda, övervaka och utveckla arkivväsendet inom ämbetsverk och inrättningar som hör till förvaltningsområdet;

2) att förvara handlingar, arkiv och andra samlingar som förvaltningsområdets arkivbildare överlämnat till centralarkivet;

3) att mottaga, förvara och ordna privata arkiv och handlingar som är av betydelse med hänsyn till förvaltningsområdets utveckling samt att främja deras användning som källmaterial för forskningen;

4) att främja utnyttjandet av arkivets handlingar som källmaterial för forskningen;

5) att för förvaltningsområdets arkivbildares del handha de uppgifter som i denna förordning har ålagts arkivmyndigheterna; och

6) att handha de övriga uppgifter som i andra stadganden ålägges centralarkiv.

Standganden om arkivväsendet.

5 §

Ämbetsverk eller inrättning som avses i 1 § 1 mom. arkivlagen skall för arkivväsendet ha en arkivstadga som skall innehålla bestämmelser om vilka ämbetsverkets eller inrättningens arkivbildare är samt om registering, arkivets serier av handlingar, förvaringstiden för handlingarna och annan arkivvård. Vid uppgörande av arkivstadga skall riksarkivets anvisningar och bestämmelser iakttagas.

6 §

Vid handhavandet av arkivfunktionen skall särskilt tillses:

1) att diariet fungerar som register för där förtecknade handlingar;

2) att onödig registrering undvikes;

3) att antalet handlingar och register som varaktigt skall förvaras effektivt begränsas;

4) att handlingar som skall förvaras en bestämd tid lätt kan särskiljas från dem som skall förvaras varaktigt; och

5) att handlingarna ordnas och förtecknas i enlighet med riksarkivets anvisningar.

7 §

I arbetsordningar för ämbetsverk eller inrättningar som avses i 1 § 1 mom. arkivlagen eller i andra författningar som gäller deras organisationsform och verksamhet skall intagas bestämmelser om ansvarig arkivföreståndare. Har ämbetsverk eller inrättningar flera arkivbildare, kan dessa ha en gemensam ansvarig arkivföreståndare.

8 §

Kommunerna och kommunalförbunden skall till landsarkivet för kännedom sända de instruktioner och stående bestämmelser som avses i 14 § arkivlagen.

9 §

Arbetsordningen för statens ämbetsverk eller inrättning samt övriga bestämmelser som gäller ämbetsverket eller inrättningen skall delges arkivmyndighet, om de innehåller föreskrifter om de arrangemang som gäller arkivväsendet vid ämbetsverket eller inrättningen.

10 §.

Vid uppgörande av handlingar skall arkivväsendets krav beaktas. Handlingar som är avsedda att varaktigt förvaras i arkiv skall upprättas med användande av arkivdugligt material, såsom därom är särskilt stadgat.

11 §.

Ämbetsverks anvisningar om uppgörande och förvaring av handlingar skall, om anvisningarna påverkar även arkivväsendet, sändas till arkivmyndighet för kännedom. Inom kommunalförvaltningen sändes de till den i 14 § arkivlagen avsedda myndighet som kommunen eller kommunalförbundet har förordnat att leda arkivväsendet.

12 §.

Över handlingar som hör till arkiv skall med iakttagande av riksarkivets allmänna anvisningar föras arkivförteckning, varav ett exemplar skall tillställas arkivmyndigheten. Förteckningar över kommunala nämnders, ämbetsverks och inrättningars arkiv sändes till kommunens centralarkiv och centralarkivets förteckningar till landsarkivet.

13 §.

De som är anställda hos arkivbildare skall omsorgsfullt vårda de handlingar som de har hand om och hålla dem sakneligt ordnade samt, då de slutfört behandlingen, överlämna handlingarna till arkivet för att fogas till det på det sätt som bestämmes i arkivstadgan.

Överföring och utgallring av handlingar.

14 §.

Riksarkivet förordnar om överföring av statens ämbetsverks och inrättningars handlingar till riksarkivet eller landsarkiv eller i särskilda fall till annan myndighet. Förordnande om överföring kan icke gälla handlingar som är yngre än 10 år, såvida icke den myndighet, till vars arkiv handlingarna hör, ger sitt samtycke till överföringen. Handlingar som är äldre än 50 år skall överföras till riksarkivet eller till landsarkiv; om annat icke följer av 17 §.

Överföringar skall om möjligt genomföras så, att alla handlingar som samlats under flera år kan överföras samtidigt.

15 §.

Upphör verksamheten vid statens ämbetsverk eller inrättning eller undergår dess organisation väsentlig förändring, skall ämbetsverkets eller inrättningens arkiv till den tidpunkt då verksamheten upphör bevaras som en särskild helhet och överföras till riksarkivet, landsarkiv eller centralarkivet för ett förvaltningsområde, såvida icke annorlunda stadgats i samband med verksamhetens upphörande eller ändringen av organisationen eller riksarkivet annorlunda bestämmer.

16 §.

Handlingar som överföres skall vara ordnade och iståndsatta i enlighet med de stadganden och bestämmelser som gäller arkivväsendet. Över handlingar som överföres skall enligt ett av riksarkivet fastställt formulär upprättas ett reversalsom åtföljer det överförda arkivet.

Riksarkivet eller landsarkiv är icke skyldigt att mottaga handlingar som borde ha utgallrats.

17 §.

Undervisningsministeriet kan bevilja undantag från ovan i 14 och 15 §§ stadgad eller med stöd av dem föreskriven överföringsskyldighet.

18 §.

Innan beslut om förvaringstider och utgallring av statens räkenskapsböcker fattas skall statens revisionsverk höras.

Utlåning av handlingar.

19 §.

Till arkiv hörande handlingar kan mot kvittering på bestämd tid utlånas till annan myndighet för tjänstebruk. Beslut om utlåning fattas av arkivets ansvariga föreståndare, såvida annat icke är stadgat eller bestämt.

20 §.

Handlingar kan för forskares bruk utlånas till riksarkivet eller landsarkiv eller av särskilt skäl även till andra av riksarkivet godkända inrättningar. I övrigt är utlåning av handlingar till enskilda utanför ämbetsverket förbjuden.

Ägare till arkiv av privat karaktär äger dock rätt att få tillgång till handling som i enlighet med 20 § arkivlagen från sådant arkiv överförts för att förvaras.

21 §.

Beslut om utlåning av handlingar till utländska arkiv eller annan utländsk plats för forskningsändamål fattas av riksarkivet med beaktande av internationell praxis, möjligheterna att tillämpa ömsesidighet och gällande internationella avtal.

Arkivutrymmen.

22 §.

Innan byggande av nya arkivutrymmen eller grundreparation av gamla sådana påbörjas för ämbetsverk eller inrättning som avses i 1 § 1 mom. arkivlagen, skall ritningar och arbetsbeskrivningar rörande byggnadsarbetet för arkivutrymmenas del sändas till arkivmyndigheten för godkännande. Vid statliga byggnadsprojekt skall byggherren redan i samband med den förberedande planeringen inhämta arkivmyndighetens utlåtande om orten och omfattningen av de arkivutrymmen i det till projektet hörande ämbetsverk och inrättningar som kommer att ingå i den slutliga byggnadsplanen.

Byggnadsstyrelsen skall i ärenden som angår arkivutrymmen ge arkivmyndigheterna handräckning.

23 §.

Om överföring av ämbetsarkiv till ny förvaringsplats samt om förvaringsplatsens art och tillräcklighet skall arkivmyndigheterna underrättas före överföringen. I fråga om kommunalt arkiv skall underrättelsen ske till kommunens eller kommunalförbundets centralarkiv och i fråga om centralarkiv till landsarkivet.

Arkivinspektion.

24 §.

Vid en i 15 § arkivlagen avsedd arkivinspektion skall särskilt utredas hur de stadganden och bestämmelser som gäller arkivväsendet har iakttagits.

25 §.

Över arkivinspektion skall arkivbildaren tillställas inspektionsberättelse, vari eventuellt observerade försummelser och brister i skötseln av arkivväsendet bör nämnas. Arkivets ansvariga föreståndare skall inom sex månader efter det inspektionsberättelsen kom till hans kännedom tillställa den arkivmyndighet som inspekterat arkivet arkivbildarens utredning om hur försummelserna och bristerna avhjälpts.

26 §.

Anser den arkivmyndighet som förrättat inspektionen att den i 25 § avsedda utredningen är bristfällig eller att där meddelade åtgärder är otillräckliga, skall den anmäla saken både till den arkivbildande myndigheten och till den högre myndighet, under vilken det inspekterade arkivet lyder.

27 §.

Uppfyller kommun eller kommunalförbund icke sina skyldigheter med avseende på arkivväsendet, skall landsarkivet anhålla om åtgärder från länsstyrelsens sida. Innan länsstyrelsen fattar beslut i saken skall den höra vederbörande kommun eller kommunalförbund och riksarkivet.

28 §.

Närmare anvisningar om tillämpningen av denna förordning utfärdas vid behov av undervisningsministeriet.

29 §.

Denna förordning träder i kraft den 19 .

Genom denna förordning upphäves förordningen den 24 mars 1939 angående verkställighet och tillämpning av lagen om offentliga arkiv (85/39) jämte däri företagna ändringar samt statsrådets beslut av den 18 november 1927 angående skyddande av ämbetsverkens arkiv (309/27).

I 5 § avsedd arkivstadga skall för ämbetsverk eller inrättning uppgöras senast fem år efter det förordningen trädde i kraft.

1980 rd. --- KuUB nr 16 --- Prop. nr 72

Kulturutskottets betänkande nr 16 med anledning av regeringens proposition med förslag till arkivlag.

Riksdagen har jämte protokollsutdrag av den 27 maj 1980 till kulturutskottet för beredning remitterat den i rubriken nämnda propositionen nr 72.

I enlighet med riksdagens beslut har utskottet över regeringens proposition införskaffat lag- och ekonomiutskottets utlåtande som bifogats detta betänkande.

Utskottet har såsom sakkunniga hört vetenskapssekreteraren Juhani Hakkarainen vid undervisningsministeriet, äldre regeringssekreteraren Aulikki Mentula vid inrikesministeriet, byråchefen Heikki Impola vid utrikesministeriet, riksarkivarien, professor Toivo Paloposki vid riksarkivet, krigsarkivarien, filosofie doktorn Risto Ropponen vid försvarsmakten, landsarkivarien Taina Vartiainen vid Åbo landsarkiv, biträdande avdelningschefen Voitto Seppänen vid Finlands Kommunförbund, som samtidigt representerade Finlands Stadsförbund och Finlands svenska kommunförbund, stadsarkivarien Pentti Taskinen vid Åbo stadsarkiv och t.f. arkivarien Matti Simola vid Työväen Arkisto.

Syftet med regeringens proposition är att ersätta lagen från 1939 om offentliga arkiv med en ny lag, varigenom lagstiftningen om arkiv bringas att motsvara de förändrade förhållandena och kraven. Lagförslaget och den förordning som kommer att utfärdas med stöd av den innehåller stadganden om arkivvården i ämbetsverk och inrättningar samt om de myndigheter som leder och övervakar arkivväsendet. Dessutom innehåller lagförslaget stadganden om inlösning och kopiering av privat handling. Riksarkivet och landsarkiven skulle alltjämt vara de myndigheter som leder arkivväsendet. Regeringen föreslår att myndigheternas kompetens skulle ändras så att det vore möjligt att effektivt begränsa arkivens tillväxt. För uttagning av handlingar skulle det emellertid behövas riksarkivets tillstånd. Avsikten är att lagen skulle bringas i kraft två år efter det att den antagits.

Med omfattande av propositionens motivering anser utskottet att det är ändamålsenligt att arkivlagstiftningen fås à jour och förordar sålunda propositionen.

Den synnerligen kraftiga ökningen av handlingarna har för arkivväsendet medfört nya uppgifter och ökat kraven. En sållning av arkivmaterialet så att man förvarar viktiga handlingar och sådana som är värda att förvaras och att handlingar av mindre värde utgallras i ett så tidigt skede som möjligt har blivit arkivväsendets mest centrala uppgift. Betjänandet av dem som behöver uppgifter, något som har ansetts vara arkivens primära uppgift, har också blivit allt viktigare och samtidigt mera krävande. Detta förutsätter en effektivisering av arkivvården. Utskottet anser det vara oundgängligt att man också i kommunerna fäster tillräcklig uppmärksamhet vid vikten av att sköta arkivväsendet. Därför anser utskottet värt att lag- och ekonomiutskottet gör i sitt utlåtande att stadgandet i regeringens proposition om en obligatorisk instruktion om arkivväsendet är motiverat oberoende av kommunens storlek.

Upplysningstjänsten i fråga om arkiven ställer också allt större krav på arkivens personal. Därför understryker utskottet behovet och nödvändigheten av en fortgående och ökad utbildning av arkivens personal.

För att vissa ändringar med karaktär av justeringar skall fås till stånd har utskottets uppmärksamhet fästs vid vissa detaljer i lagförslaget.

I fråga om den i lagförslagets 4 § omfattade begreppet "verksamhetsenhet" har det påpekats att begreppet är oklart och okänt inom kommunalförvaltningen. I stället för detta begrepp har man föreslagit till exempel ordet "myndighet". Hänvisande till propositionens detaljmotivering anser utskottet likväl att ordet "myndighet" inte är riktigt i detta sammanhang, ty en myndighet kan omfatta flera arkivbildare. Däremot är begreppet verksamhetenshet tillräckligt vidsträckt med beaktande av lagförslagets tillämpningsområde och de mångahanda behov som förekommer i praktiken. Vid behov kan begreppet dessutom preciseras genom administrativa bestämmelser.

I lagförslaget används benämningen "centralarkiv" när man avser såväl ett förvaltningsområdes centralarkiv (9 och 13 §§) som ett centralarkiv som hör till en kommuns arkivväsende (14 §). Utskottet anser att det vore skäl att för klarhetens skull tala om kommuns centralarkiv då man avser kommuns arkivväsendet.

Uppmärksamhet har också fästs vid att i lagförslagets 3 kapitel, Arkivmyndigheter, ingår stadganden om ordnandet av kommuns arkivväsendet trots att med begreppet "arkivmyndighet" i 16 § 2 mom. i 4 kapitel inte avses kommunal arkivmyndighet. Enligt utskottets mening är påpekandet motiverat i synnerhet som i 9 §, som ingår i 3 kapitel, där arkivmyndigheterna definieras inte ingår ett omnämnande av kommuns arkivmyndigheter. Därför föreslår utskottet, att stadgandena (14 §) om skötseln av kommuns arkivväsende utesluts i 3 kapitlet och att av dem bildas ett nytt 4 kapitel som gäller ärendet. I stadgandena i detta nya kapitel tar man i bruk den ovannämnda benämningen "kommuns centralarkiv". Att det nya kapitlet bildas leder till att de senare kapitlens ordningsnummer blir ett större samt justeringar av teknisk natur i vissa paragrafer (3, 7, 15 och 27 §§).

På grund av erhållen utredning förutsätter utskottet till slut att regeringen i mån av möjlighet drar försorg om att utrikesförvaltningens centralarkiv och krigsarkivet befrias från den i lagförslagets 17 § avsedda skyldigheten att överföra handlingar till riksarkivet.

På grund av det ovan anförda föreslår utskottet vördsamt.

att lagförslaget i regeringens proposition måtte godkännas sålydande:

Arkivlag

I enlighet med riksdagens beslut stadgas:

1 kap. Allmänna stadganden.

1 och 2 §§.

(Såsom i regeringens proposition.)

3 §.

På andra än i 1 och 2 §§ avsedda arkiv tillämpas endast stadgandena i 6 kap. Om statsbidrag som beviljas för skötseln av arkiv av privat karaktär har stadgats särskilt.

(2 mom. såsom i regeringens proposition.)

4 §.

(Såsom i regeringens proposition.)

2 kap. Arkivväsendet.

5 och 6 §§.

(Såsom i regeringens proposition.)

7 §.

Handlingar får icke utgallras utan tillstånd. Om utgallringsförfarandet stadgas i 5 kap.

8 §.

(Såsom i regeringens proposition.)

3 kap. Arkivmyndigheter.

9–13 §§.

(Såsom i regeringens proposition.)

14 §.

(Utesl.)

14 §. (15 §.)

(Såsom 15 § i regeringens proposition.)

4 kap. Ordnandet av kommuns arkivväsendet.

15 §. (14 §.)

Organiseringen av arkivväsendet i kommun ankommer på kommunstyrelsen. Den myndighet som leder och övervakar kommunens arkivväsen och dess centralarkiv skall bestämmas genom en av fullmäktige godkänd instruktion eller annan stående bestämmelse. Samtidigt bestämmes de rättigheter och skyldigheter som med avseende på kommunala nämnder, ämbetsverk och inrättningar tillkommer kommunens centralarkiv eller annan kommunal myndighet som leder arkivväsendet, i sin egenskap av ledande och övervakande myndighet.

(2 mom. såsom 14 § 2 mom. i regeringens proposition.)

5 kap. Förvaring, överföring och utgallring av handlingar.

16-19 §§.

(Såsom i regeringens proposition.)

6 kap. Stadganden om privata arkiv.

20-26 §§.

(Såsom i regeringens proposition.)

7 kap. Särskilda stadganden.

27 §.

Vad i 6 kap. är stadgat gäller i tillämpliga delar handling, samling eller arkiv, som förvaras i kyrkligt arkiv och är av betydelse för den vetenskapliga forskningen eller av annan orsak, om handlingen, samlingen eller arkivet löper uppenbar risk att förstöras eller förkomma eller utbjudes till salu.

28-32 §§.

(Såsom i regeringens proposition.)

_______________

Helsingfors den 9 december 1980.

_______________

I ärendets avgörande behandling har deltagit ordföranden Ekorre, viceordföranden Karhuvaara, ledamöterna Aaltonen, Ala-Kapee, Holvitie, Itälä, Lahti-Nuuttila, Louvo, Norrback, Pekkarinen, Ronkainen, Salo, Saukkonen, Toiviainen och Väänänen.

_______________

Bilaga

1980 rd. --- KuUB nr 16 --- Prop. nr 72

RIKSDAGENS LAG- OCH EKONOMIUTSKOTT

_______________

Helsingfors,

den 7 november 1980.

Utlåtande nr 3.

Till Kulturutskottet.

Kulturutskottet har den 29 maj 1980 i enlighet med Riksdagens beslut begärt lag- och ekonomiutskottets utlåtande över regeringens proposition nr 72 med förslag till arkivlag. Lag- och ekonomiutskottet har såsom sakkunniga hört vetenskapssekreteraren Juhani Hakkarainen vid undervisningsministeriet, äldre regeringssekreteraren Aulikki Mentula vid inrikesministeriet, juridiska sekreteraren Marja Pöyhönen och sekreteraren för arkivärenden Juhani Lomu vid Finlands Stadsförbund, biträdande avdelningschefen Voitto Seppänen vid Finlands Kommunförbund, kommuninspektören Roy Aller vid Finlands svenska kommunförbund, sektionschefen Aatos Simola vid Sjukhusförbundet och riksarkivarien, professor Toivo Paloposki. Såsom sitt utlåtande anför lag- och ekonomiutskottet vördsamt följande.

Den gällande lagen om offentliga arkiv har stiftats år 1939. Efter lagens stiftande har inom den offentliga förvaltningen, den vetenskapliga forskningen och informationsproduktionen skett en intensiv utveckling som påverkar arkivväsendet och arkivens verksamhetsformer. Syftet med regeringens proposition är att bringa arkivlagstiftningen att motsvara de förändrade förhållandena och anspråken.

Den föreslagna arkivlagen och den arkivförordning som kommer att ges med stöd av lagen skulle innehålla stadganden både om åtgärder beträffande arkivvården i ämbetsverk och inrättningar och om de myndigheter som leder och övervakar arkivväsendet. I lagförslaget har dessutom intagits stadganden om inlösning av privat arkiv eller handling eller kopiering av sådan handling för riksarkivets räkning.

Arkivlagen skulle tillämpas på statens och de kommunala ämbetsverkens och inrättningarnas samt kommunalförbundens ämbetsverks och inrättningarnas arkiv och på arkiven för sådana samfund och stiftelser som sköter någon offentlig uppgift och hos vilka allmänna handlingar därför samlas. Statsrådet kunde bestämma att lagen skall tillämpas även på arkiv som tillhör privat samfund eller anstalt som åtnjuter statsbidrag.

Liksom hittills skulle riksarkivet och landsarkiven samt dessutom vissa centralarkiv inom förvaltningsområdet vara de arkivmyndigheter som leder arkivväsendet.

Det föreslås att arkivväsendet skulle utvecklas så att det skulle bli möjligt att effektivt begränsa antalet handlingar som varaktigt skall bevaras. Handlingar skulle dock inte få utgallras utan tillstånd. Frågan om utgallring av handlingar skulle avgöras av riksarkivet. Reformförslaget syftar till att minska andelen av de handlingar som varaktigt bör bevaras till 15–20 procent.

År 1978 var statens och den kommunala förvaltningens totalutgifter för arkiven 110 miljoner mark. Förvaringskostnaderna för en årlig mängd handlingar uppgår till cirka 2 miljoner mark per år. Genom lagförslaget, som syftar till att effektivera gallringen av arkiven, strävar man till väsentliga inbesparingar i fråga om dessa kostnader.

Inom statsförvaltningen uppgick kostnaderna för arkivväsendet 1977 för de allmänna arkivens del till 7,6 miljoner mark och för övriga myndigheters del till cirka 50 miljoner mark. Om de föreslagna åtgärderna genomförs förutsätter detta emellertid personalökningar både vid riksarkivet och vid landsarkiven. Arkivkommissionen föreslog att sammanlagt cirka 30 nya tjänster eller befattningar skulle inrättas vid riksarkivet och landsarkiven.

De kostnader arkivvården för närvarande medför för kommunalförvaltningen är av samma storleksordning som inom statsförvaltningen. Lagförslaget skulle inte för kommunalförvaltningens del medföra något behov av utgiftsökningar. En effektivare begränsning av arkiven skulle däremot innebära betydande inbesparingar.

Lag- och ekonomiutskottet som granskat ärendet närmast från kommunalförvaltningens och -hushållningens synpunkt förordar lagförslaget. De kommunala centralorganisationerna har konstaterat att en arkivlag i överensstämmelse med regeringens proposition gör det möjligt att sakenligt utveckla arkivväsendet.

Vid utskottsbehandlingen har uppmärksamhet fästs vid vissa detaljer i fråga om vilka det ännu kan vara skäl att göra justeringar. Sålunda har det till exempel i fråga om det i lagförslagets 4 § omfattade begreppet "verksamhetsenhet" anmärkts att begreppet "myndighet" är hävdvunnet och skulle motsvara stadgandets syfte. Vidare har begreppet "arkiv" i 8 § ansetts vara såtillvida oklart att detta ord i själva verket kan ha tre olika betydelser: en dokumentsamling, förvaringsutrymme för handlingar och myndighet som handhar arkivering. Då man med centralarkiv också kan avse centralarkiv för förvaltningsområde (13 §) kunde det vara klarare att i 14 § tala om kommuns centralarkiv då man avser kommuns arkivväsendet. Dessutom har det påpekats att definitionen av arkivbildare borde utvidgas genom uttrycket "eller vilka har ett i lag stadgat uppgiftsområde", för att också enstaka myndigheter skulle kunna vara arkivbildare.

I lagförslagets motivering konstateras att varje kommun borde ha en myndighet som leder och övervakar samt utvecklar kommunens arkivväsende. Enligt förslaget ankommer arkivväsendets organisation i kommunen i sista hand på kommunstyrelsen. Den myndighet som leder och övervakar kommunens arkivväsen och dess centralarkiv skulle bestämmas genom en av fullmäktige godkänd instruktion eller annan stående bestämmelse. En ändamålsenligare lösning skulle vara att saken skulle definieras på följande sätt: "Arkivmyndighet är kommunstyrelsen om inte kommunfullmäktige besluter annorlunda." På detta sätt skulle kommunstyrelsen enligt huvudregeln vara arkivmyndighet. Om det åter i en kommun anses att till exempel en begränsad arkivkommissionen förmår utveckla arkivärendena ändamålsenligare överför kommunfullmäktige uppgiften på denna. Utarbetandet av en instruktion endast i sagda syfte torde kunna anses vara en alltför tung uppgift och uttrycket "stående bestämmelse" har inte använts inom kommunalförvaltningen.

På grund av det ovan sagda anför lag- och ekonomiutskottet såsom sitt utlåtande vördsamt,

att lagförslaget i regeringens proposition måtte godkännas med beaktande av ovannämnda anmärkningar.

På lag- och ekonomiutskottets vägnar:

Mikko Kaarna

Juhani Maljonen

1980 rd. --- StoUB nr 219 --- Prop. nr 72

Stora utskottets betänkande nr 219 med anledning av regeringens proposition med förslag till arkivlag.

Efter behandling av ovannämnda ärende har stora utskottet beslutat omfatta lagförslaget i regeringens proposition med de i kulturutskottets betänkande nr 16 föreslagna ändringarna och får därför vördsamt föreslå,

att Riksdagen måtte besluta godkänna lagförslaget i regeringens proposition i enlighet med kulturutskottets förslag.

Helsingfors den 11 december 1980.

_______________

1980 rd. --- Riksd. svar --- Prop. nr 72

Riksdagens svar på regeringens proposition med förslag till arkivlag

Till riksdagen har överlämnats regeringens proposition nr 72 med förslag till arkivlag. Riksdagen har i ärendet mottagit kulturutskottets betänkande nr 16 och stora utskottets betänkande nr 219.

Riksdagen förutsätter att regeringen i mån av möjlighet drar försorg om att utrikesförvaltningens centralarkiv och krigsarkivet befrias från skyldigheten i lagförslagets 17 § att överföra handlingar till riksarkivet.

Riksdagen har antagit följande lag:

Arkivlag

I enlighet med riksdagens beslut stadgas:

1 kap. Allmänna stadganden

1 §

Denna lag gäller arkiven vid statens samt kommunernas och kommunalförbundens ämbetsverk och inrättningar.

På riksdagens, riksdagsbibliotekets och statsrevisorernas arkiv samt på arkiven vid riksdagens justitieombudsmans kansli och Nordiska rådets Finlands delegation ävensom på andra till republikens president hänförliga arkiv än arkivet vid republikens presidents kansli tillämpas likväl endast 4—6, 8 och 28 §§.

2 §

Handhar samfund eller stiftelse på grundval av lag, förordning eller bemyndigande i lag offentligt uppdrag och samlas av denna orsak hos samfundet eller stiftelsen allmänna handlingar, skall denna lag tillämpas på samfundets eller stiftelsens arkiv i fråga om däri ingående allmänna handlingar.

Statsrådet kan bestämma att på arkiv som hör till privat samfund eller anstalt som åtnjuter statsbidrag skall tillämpas vad i denna lag är stadgat.

Denna lag gäller inte Finlands Bank, folkpensionsanstalten och Postbanken. Angående evangelisk-lutherska kyrkans arkiv stadgas i kyrkolagen (635/64).

3 §

På andra än i 1 och 2 §§ avsedda arkiv tillämpas endast stadgandena i 6 kap. Om statsbidrag som beviljas för skötseln av arkiv av privat karaktär har stadgats särskilt.

Angående allmänna handlingars offentlighet gäller vad därom särskilt stadgas eller bestäms.

4 §

Arkivet vid ämbetsverk, inrättning, anstalt, samfund eller stiftelse som avses i denna lag omfattar de handlingar som inkommit till ifrågavarande enhet på grund av dess uppgifter eller tillkommit genom dess verksamhet. Verksamhetsenhet, hos vilken ett av andra verksamhetsenheter oberoende arkivbestånd bildas, benämns i denna lag arkivbildare.

Vad i denna lag stadgas om handling gäller även härmed jämförbar karta, ritning, bild och film samt upptagning eller annat dokument som åstadkommits genom stansning eller magnetisering eller på annat sätt.

2 kap. Arkivfunktionen

5 §

Arkivfunktionen omfattar följande uppgifter: att uppgöra arkivförteckningar och -register, att foga handlingar till arkivet, att ordna dem, att förvara dem och att hålla dem tillgängliga för sådana som önskar använda dem samt att bedöma behovet av handlingar, att gallra dem och att utgallra mindre viktiga handlingar.

6 §

Arkivfunktionen skall handhas så, att arkiven på ett effektivt sätt som informationskällor kan betjäna arkivbildaren, andra myndigheter, enskilda personer och forskningen.

7 §

Handlingar får inte utgallras utan tillstånd. Om utgallringsförfarandet stadgas i 5 kap.

8 §

Varje arkiv skall ha en ansvarig föreståndare.

Varje arkivbildare svarar i fråga om sitt arkiv för arkivfunktionen.

3 kap. Arkivmyndigheter

9 §

Arkivmyndigheter är riksarkivet och landsarkiven såsom allmänna arkiv samt de centralarkiv för olika förvaltningsområden, om vilka stadgas i denna lag.

10 §

Den högsta ledningen och övervakningen samt det allmänna utvecklandet av arkivfunktionen ankommer på riksarkivet, som är ett centralt ämbetsverk vilket är underställt undervisningsministeriet. Riksarkivet utgör även landets nationalarkiv.

11 §

Landsarkiv är underställt riksarkivet och skall i sitt distrikt leda, övervaka och utveckla arkivfunktionen. Gränserna för landsarkivens distrikt bestäms av statsrådet.

12 §

Genom förordning stadgas om riksarkivets och landsarkivens uppgifter och organisationsform.

13 §

Sådant centralarkiv för förvaltningsområde, till vilket flera arkivbildare överlämnar sina handlingar, finns inom utrikesförvaltningen samt försvarsförvaltningen och gränsbevakningsväsendet. Centralarkiv för försvarsministeriet, försvarsmakten och gränsbevakningsväsendet är krigsarkivet.

Centralarkiv för förvaltningsområde leder, övervakar och utvecklar arkivfunktionen för ämbetsverk, samfund, anstalter och inrättningar som hör till centralarkivets verksamhetsfält.

14 §

Arkivmyndigheterna skall inspektera arkiven samt ge anvisningar och råd rörande handhavandet av arkivfunktionen.

Anvisningar åt ovan i 13 § avsett centralarkiv kan ges av riksarkivet samt åt kommuner och kommunalförbund av riksarkivet och landsarkiven.

Ovan i 1 § 1 mom. samt 2 § 1 och 2 mom. avsedda ämbetsverk, inrättningar, anstalter, samfund och stiftelser skall på begäran lämna uppgifter om sin arkivfunktion till riksarkivet och till den arkivmyndighet, på vilken den direkta övervakningen av vederbörande ämbetsverk, inrättning, anstalt, samfund eller stiftelse ankommer.

4 kap. Ordnandet av kommuns arkivfunktion

15 §

Organiseringen av arkivfunktioner i kommun ankommer på kommunstyrelsen. Den myndighet son leder och övervakar kommunens arkivfunktion och dess centralarkiv skall utses genom en av fullmäktige godkänd instruktion eller annan stående bestämmelse. Samtidigt fastställs de rättigheter och skyldigheter som med avseende på kommunala nämnder, ämbetsverk och inrättningar tillkommer det kommunala centralarkivet eller annan kommunal myndighet som leder arkivväsendet, i dess egenskap av ledande och övervakande myndighet.

Vad i 1 mom. stadgats om kommun gäller i tillämpliga delar även kommunalförbund.

5 kap. Förvaring, överföring och utgallring av handlingar

16 §

Handlingar som hör till arkiv skall förvaras i godkänt arkivutrymme så, att de är skyddade mot brand, fukt och annan förstörelse.

Riksarkivet ger, efter att ha hört byggnadsstyrelsen, allmänna anvisningar om arkivutrymmen. Arkivmyndigheten godkänner arkivutrymmena såsom förvaringsplats för handlingar.

17 §

Handlingar som hör till ovan i 1 § 1 mom. samt 2 § 1 och 2 mom. avsedd annan än kommunal arkivbildare skall, såsom därom genom förordning stadgas, överföras till riksarkivet eller landsarkiv för förvaring där eller, såvida handlingarnas art eller behovet av dem förutsätter detta, till annan myndighet.

18 §

Kommunstyrelse, kommunalförbunds styrelse eller kyrklig myndighet kan med riksarkivets eller vederbörande landsarkivs samtycke överföra sina handlingar till riksarkivet eller till landsarkiv.

19 §

Riksarkivet föreskriver om utgallring av handlingar antingen genom allmän anvisning eller beslut i enskilda fall. Vid behov kan riksarkivet bestämma att ämbetsverk eller inrättning skall göra framställning om vilka till dess arkiv hörande handlingar som kan utgallras.

Riksarkivet kan besluta att landsarkiv eller i 13 § avsett centralarkiv eller myndighet som leder kommuns eller kommunalförbunds arkivfunktion eller annan myndighet bestämmer om utgallring som för visst arkiv eller viss grupp av arkivalier eller arkiv.

Handlingar som är bestämda att utgallras skall utgallras så snabbt och effektivt som möjligt. Riksarkivet, landsarkiv eller annan i 2 mom. avsedd myndighet kan ge närmare anvisningar om utgallringen.

6 kap. Stadganden om privata arkiv

20 §

Privat arkiv eller till detta hörande handlingar kan med stöd av avtal som ingås med arkivets ägare övertagas av riksarkivet, landsarkiv eller annat i denna lag avsett arkiv för att förvaras och vårdas.

I fråga om en till privat arkiv hörande handlings offentlighet skall det arkiv som förvarar handlingarna, utöver gällande stadganden och bestämmelser i saken, iakttaga vad med överlåtaren avtalats om offentlighet.

21 §

Riksarkivet kan föra register över privata handlingar, samlingar eller arkiv som är av betydelse för den vetenskapliga forskningen.

22 §

Löper handling, samling eller arkiv, som befinner sig i privat ägo och som med tanke på den vetenskapliga forskningen eller eljest är av betydelse, uppenbar risk att förstöras eller förkomma, eller utbjuds handlingen, samlingen eller arkivet till salu, har riksarkivet inom ramen för tillgängliga anslag rätt till inlösen eller kopiering därav.

För inlösen skall ersättning till gängse pris betalas till ägaren.

Angående utförsel ur landet av handlingar som avses i denna paragraf är stadgat särskilt.

23 §

Riksarkivet kan förordna att handling, samling eller arkiv, som kan antagas vara av sådan betydelse som avses i 22 § 1 mom., omedelbart skall överföras till riksarkivet eller till landsarkiv eller annan säker förvaringsplats hos myndighet för att där förvaras tills frågan om inlösen eller kopiering har blivit avgjord genom laga kraft vunnet beslut.

Uppgifter ur handling, samling eller arkiv som avses i 1 mom. får inte lämnas till obehöriga under förvaringstiden, ej heller, om anspråket på inlösen eller kopiering blivit förkastat och beslutet härom vunnit laga kraft.

24 §

Fattas beslut om inlösen eller kopiering av privat handling, samling eller arkiv som avses i 22 §, skall samtidigt bestämmas den tidpunkt då de inlösta handlingarna eller kopiorna av dem blir offentliga. Vid prövning härav skall i tillämpliga delar iakttagas vad om allmänna handlingars offentlighet är stadgat eller vad därom med stöd av gällande stadganden har bestämts.

25 §

Ändring får inte särskilt sökas i fråga om sådant i 23 § avsett förordnande om temporär förvaring som givits av riksarkivet. Om sökande av ändring i beslut som riksarkivet fattat med stöd av 22 eller 24 § gäller vad i lagen om ändringssökande i förvaltningsärenden (154/50) är stadgat.

26 §

Den som för utomstående yppar vad han vid handläggning av ärende som gäller inlösen eller kopiering har erfarit om innehållet i privat handling, samling eller arkiv eller om dess ägare eller innehavare skall för brott mot tystnadsplikt rörande inlösen av handling dömas till böter eller till fängelse i högst sex månader.

7 kap. Särskilda stadganden

27 §

Vad i 6 kap. är stadgat gäller i tillämpliga delar handling, samling eller arkiv, som förvaras i kyrkligt arkiv och är av betydelse för den vetenskapliga forskningen eller av annan orsak, om handlingen, samlingen eller arkivet löper uppenbar risk att förstöras eller förkomma eller utbjuds till salu.

28 §

Till arkiv hörande handlingar skall förvaras så, att obehöriga inte får tillgång till dem.

Angående utlåning av handlingar ur arkiv stadgas genom förordning.

29 §

Kopior av och intyg över innehållet i handlingar, som förvaras i riksarkivet och i landsarkiv samt centralarkiv för förvaltningsområde, skall mot stadgad avgift utfärdas, såvida handlingarna inte är hemliga.

30 §

Riksarkivet och landsarkiven kan för statliga och kommunala myndigheters samt för enskildas och samfunds räkning verkställa av dessa beställda utredningar och andra undersökningar. Om de avgifter som uppbärs för beställda utredningar och undersökningar stadgas särskilt.

31 §

Närmare stadganden om verkställigheten a denna lag utfärdas genom förordning.

32 §

Denna lag träder i kraft den 198 . För lagens verkställighet erforderliga åtgärder kan vidtagas innan lagen träder i kraft. Genom denna lag upphävs lagen den 20 januari 1939 om offentliga arkiv (18/39) jämte däri senare företagna ändringar. Förordningen den 8 augusti 1952 om riksarkivet (313/52) och förordningen den 2 oktober 1970 om landsarkiv (619/70), vilka givits med stöd av den lag som nu upphävs, förblir likväl tills vidare i kraft.

_______________

Helsingfors den 16 december 1980

_______________

Källor: 1980 rd. nr 72, s. 49-69; 1980 rd. KuUB nr 16, s. 21-25; 1980 rd. StoUB nr 219, s. 9; Riksd. svar, s. 75-78.